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Demande de paiement


Le formulaire « Demande de  paiement » doit être complété dans les situations suivantes, que ce soit pour le remboursement à un individu ou pour le paiement à un fournisseur:

  • dépenses admissibles à une petite caisse (achats de moins de 200 $, taxes incluses);
  • achat de volumes, abonnement à une revue ou à une publication (remboursement à un individu);
  • droits de publication d’articles scientifiques (remboursement à un individu);
  • dépenses engagées dans le cadre d’un contrat conclu avec un organisme public
    (ex.: dépenses en milieu hospitalier, transferts interinstitutionnels);
  • subvention, donation ou contribution à une société savante ou à une association professionnelle, scientifique, culturelle, à condition que celle-ci soit admissible;
  • cotisation pour un individu à une société savante ou à une association professionnelle, scientifique ou culturelle (les cotisations corporatives doivent être payées par demandes d'achat);
  • redevances sur la propriété intellectuelle;
  • honoraires à un conférencier non résident (remboursement à un individu si aucune facture);
  • création et modification d’une petite caisse;

Les dépenses de repas, de représentation, de réception, de voyage et d’inscription à des activités sont traitées en conformité avec le chapitre 8 « frais de voyage, frais de réception et de représentation ». Elles sont donc remboursées à l’individu à l’aide d’un rapport de dépenses de voyage. Voir frais de voyage : http://www.sf.ulaval.ca/voyages/default.html.

Cependant, certaines dépenses régies par ce chapitre sont acceptées sur le formulaire « demande de paiement » pour paiement directement au fournisseur:

  • Services de traiteur (Services de traiteurs accrédités)
  • Frais d’hébergement, de repas, d’inscription dans le cadre d’activités organisées par l’Université Laval (congrès, colloque, réception, etc.); En ce qui concerne les frais de location de salle et d’équipement audio-visuel ils doivent être payés par demande d’achat sauf si inclus dans la même facture que l’hébergement et les repas.

 

Pour ces situations, la politique de signature est celle qui est applicable pour les rapports de dépenses de voyage, c'est-à-dire que la signature du vérificateur et celle de l’approbateur sont nécessaires.

 

La demande de paiement doit être signée par le vérificateur et l’approbateur, personnes autorisées :

- à vérifier l’admissibilité et la conformité des dépenses selon les règles de l’Université et de l’organisme subventionnaire (vérificateur);

- et à approuver la pertinence et le caractère essentiel de la dépense (approbateur).
Ces personnes doivent être désignées comme telles sur le formulaire « Responsable de l’approbation des documents ». Ce formulaire est disponible à l’adresse suivante : http://www.sf.ulaval.ca/boite_outils/default.html
 

Services de traiteur

Afin d'offrir des services alimentaires de qualité conformes aux principes du développement durable, de respecter les lois et les règlements concernant la consommation et la vente de boissons alcoolisées et d'assurer le respect des normes d'innocuité alimentaire, l'Université Laval a décidé de mettre en place un processus d'accréditation de prestataires de services de traiteur.

La liste des traiteurs accrédités ainsi que toutes les informations pertinentes à l'entente sont disponibles sur le site Mon Équilibre UL.

Nous vous invitons également à consulter la Directive administrative relative aux services de traiteur, laquelle est en vigeur depuis le 1er mai 2015 PDF


 

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