| 3. |
Allocations pour des membres du personnel non enseignant régulier
utilisant leur automobile dans l’exercice de leur fonction |
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3.1 |
Application |
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|
La présente méthode s'applique aux membres du personnel
administratif régulier utilisant leur véhicule personnel de façon
régulière dans l'exercice de leurs fonctions à l'Université
Laval, à l'intérieur de la zone du Québec métropolitain, définie
par un cercle d'un rayon de 20 kilomètres ayant pour centre le pavillon Charles-De
Koninck, et
pour leurs déplacements à la Forêt
Montmorency.
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3.2 |
Principes généraux |
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3.2.1 |
L'Université Laval reconnaît
qu'aucun membre de son personnel administratif n'est obligé
d'acheter ou d'utiliser son véhicule pour remplir ses fonctions à
l'Université. Elle s'engage toutefois, selon certaines modalités,
à rembourser une partie des dépenses directes et indirectes que
doit assumer celui qui dans certaines circonstances, accepte
d'utiliser ainsi son véhicule.
|
|
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3.2.2 |
La personne
utilisant son automobile dans le cadre de ses fonctions à
l'Université a la responsabilité de se protéger, elle-même et
ses passagers, s'il y a lieu, à l'aide d'une police d'assurance
appropriée. |
|
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3.2.3
|
Préalablement à la soumission des demandes de
remboursement, une entente type (voir l'appendice 1) doit être signée
avec chacune des personnes visées. Cette entente est autorisée par
le doyen ou le directeur de l'école ou du service, et est
renouvelable annuellement sur recommandation du supérieur immédiat.
Une fois l'entente signée par les parties, elle doit être soumise
au Service des finances pour approbation et mise en vigueur.
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3.3 |
Modalité de remboursement |
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a)
|
des déplacements
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L'employé
doit produire au Service des finances le formulaire « Remboursement
de frais d’automobile - Rapport mensuel » (SF-329) établissant
le détail de ses déplacements (endroits visités, kilométrage
parcouru, etc.). L'approbation du rapport par le supérieur immédiat
est requise pour obtenir le remboursement. |
|
|
|
Les
déplacements sont remboursés sur la base suivante :
|
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|
0,415 $ du km parcouru ou 5,20 $ par jour (minimum garanti) lorsque
l’employé utilise son automobile.
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b)
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de la
prime d’assurance
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|
|
Le remboursement concerne les personnes pour lesquelles cela a été
mentionné au début de l'année. Lors de la signature de
l'entente, à savoir que l'on s'attend à ce qu'elles parcourent plus de 1
500 km durant l'année, elles pourront réclamer le coût supplémentaire
d'assurance pour un montant maximum de 120 $ en raison de l'utilisation
de leur véhicule dans l'exercice de leurs fonctions à
l'Université. |
|
|
|
La demande de remboursement devra se faire à l'aide du formulaire
« Demande de paiement » (SF-14), et devra être accompagnée d'une
copie de l'avenant de l'assureur établissant le coût supplémentaire
d'assurance. Cette demande de remboursement doit être présentée
au mois de mai, dernier mois de l'année financière.
|
|
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|
|
c) |
de la
vignette de stationnement
|
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|
Le personnel bénéficiant d'une
convention approuvée par le Service des finances se verra délivrer
un droit d'accès sans frais additionnels aux stationnements des
catégories 1, à condition d'être détenteur en règle d'une
vignette de stationnement de catégorie 2. Le différentiel est assumé par le budget de l'unité administrative. |
|
|
|
Le Service des finances fournira au
personnel concerné le document pertinent à remettre au Service
de sécurité et prévention pour bénéficier de ce privilège à
la fin du mois de juin de chaque année après le renouvellement
de la convention.
|
|
|
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|
|
3.4 |
Utilisation
occasionnelle d’un véhicule personnel |
|
|
Les déplacements sont remboursés sur la base suivante : |
|
|
- 0,415
$ du km parcouru ou 5,20 $ par jour (minimum garanti)
lorsque l'employé utilise son automobile.
- Aucune autre
dépense additionnelle n’est admissible.
|
|
|
|
| 4. |
Frais de déménagement d’un nouveau membre du personnel
professoral ou professionnel à temps plein |
|
4.1 |
Application
|
|
|
L’Université Laval
rembourse partiellement les frais de déménagement et de
transport d’un nouveau membre du personnel professoral à temps
plein, son conjoint/conjointe ainsi que ses enfants à charge
demeurant au-delà d’un rayon de 80 kilomètres de la Cité
universitaire, et ce, sur présentation de pièces justificatives. |
|
|
Pour une personne engagée à partir d'une
subvention nominative, ces frais sont remboursés par la
subvention lorsque l’organisme le permet. |
|
|
L’organisation
et la supervision du déménagement sont sous l’entière
responsabilité de la personne qui en fait la demande. Les frais
lui sont remboursés, dans la mesure du respect des normes, et
ce, sur présentation des pièces justificatives originales. |
|
|
|
|
|
4.2 |
Frais de déménagement |
|
|
|
|
|
|
a) |
Frais
remboursables |
|
|
Sur présentation de pièces justificatives
originales de déménagement des biens personnels (emballage et
transport de mobilier, des livres et des effets personnels) au
coût réel jusqu’à un maximum de : |
|
|
|
- 1 500 $* si le lieu de résidence du personnel professoral à
temps plein est situé entre 80 et 500 kilomètres.
- 2 500 $ *si le lieu de résidence du personnel professoral à
temps plein est situé à plus de 500 kilomètres.
|
| |
|
* Lorsqu’il s’avère que ces frais excèdent le maximum remboursé
par le vice-rectorat aux ressources humaines, l’Unité de
rattachement du personnel professoral à temps plein peut assumer
les frais excédentaires, à même son propre budget de
fonctionnement. Le tout doit faire l’objet d’une entente
particulière entre le responsable de l’Unité et la nouvelle
professeure ou le nouveau professeur. |
|
|
b)
|
Frais non
remboursables
|
|
|
Les dépenses d’entreposage, les frais de séjour
temporaire, les frais d’installation dans la nouvelle résidence,
le transport de l’automobile et autres dépenses similaires ne
sont pas remboursables par l’Université Laval.
|
| |
|
Toutes pénalités pouvant résulter de la modification ou de
l’annulation d’une réservation ne sont pas remboursables.
|
|
|
|
|
4.3 |
Frais de transport |
|
|
Sur présentation des
pièces justificatives originales, l’Université Laval rembourse
les dépenses raisonnables de transport à l’allée seulement, de
l’ancienne résidence à la ville de Québec, pour le personnel
professoral à temps plein, son conjoint/conjointe et ses enfants
à charge au coût réel, selon les normes suivantes:
|
|
|
a) |
Autobus, train, avion ou bateau en
classe économique.
Modalité particulière: Pour tout voyage entre Montréal et
Québec, le transport par avion est non remboursable, sauf si le
vol est en continuité d’un vol commercial en provenance d’une
destination plus éloignée de Québec. |
|
|
b) |
Taxis ou autre moyen de transport
public utilisé sur une courte distance (maximum de 50
kilomètres) pour se rendre de la résidence au lieu
d’embarquement d’un transport en commun et/ou du lieu d’arrivée
à la nouvelle résidence. |
|
|
c) |
Les frais d’utilisation de
l’automobile personnelle, selon les conditions adoptées par le
Conseil exécutif :
http://www.sf.ulaval.ca/methodesadmin/ch8.html#4.1.4 Automobile
personnelle |
| |
|
d) |
les dépenses
de location d’une automobile ne sont pas remboursables |
| |
4.4 |
Procédure de
remboursement |
|
|
La nouvelle professeure
ou le nouveau professeur remet ses pièces justificatives
originales au secrétariat de son unité afin que soit remplie la
version électronique du formulaire SF-13 Rapport de dépenses de
voyage et de frais de réception. Avant de remplir ce formulaire,
l’unité doit contacter Mme Anne-Marie Goyette du vice-rectorat
aux ressources humaines, téléphone 418-656-2131 poste 3358 afin
de convenir des dépenses qui seront remboursées par le
vice-rectorat aux ressources humaines et d’obtenir les
combinaisons comptables à utiliser. |
|
|
| 5. |
Déclaration
de l'état du traitement (Loi 95 du gouvernement provincial) |
|
5.1 |
Application
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|
|
Rendre publics
le traitement, les frais, les indemnités de départ et autres
avantages accordés au personnel de direction supérieure (déclaration
nominative) et aux autres personnels de direction (déclaration
regroupée) en conformité avec les exigences de la Loi 95 du
gouvernement du Québec.
|
|
|
|
|
5.2 |
Personnel visé |
|
|
a) |
Personnel
de direction supérieure (déclaration nominative 05-10) |
|
|
|
-
Recteur, vice-recteurs,
vice-recteurs adjoints;
-
Doyen ou toute personne qui
occupe une fonction équivalente
-
Secrétaire général.
|
|
|
b) |
Personnel
de direction dit « autres » (déclaration regroupée
05-12 et
05-14)
|
|
|
|
-
Personnel
de direction des facultés (vice-doyens, secrétaire), départements
et centres;
-
Personnel
de direction des services et autres unités (personnel
administratif);
-
Personnel
de gérance des emplois de soutien (personnel syndiqué exclu).
|
|
5.3 |
Éléments d'information sujets à déclaration |
|
|
|
|
|
|
a) |
Salaire
de base
|
|
|
|
Personnel
de direction supérieure (déclaration nominative) |
|
|
|
Salaire
autorisé sur une base annuelle et institutionnelle y inclus,
s'il y a lieu, les suppléments administratifs. La déclaration
comprend tout personnel ayant occupé une fonction visée dans
l'année sans égard au nombre de jours d'occupation durant
l'année financière (1er juin au 31 mai). Une déclaration spécifique
est effectuée pour chacune des personnes de cette catégorie de
personnel de direction. |
|
|
|
Personnel
de direction « autres » (déclaration regroupée) |
|
|
|
Salaire autorisé sur une base annuelle et institutionnelle y
inclus, s'il y a lieu, les suppléments administratifs. L'Université
doit déclarer le salaire le plus élevé et le plus bas et en
faire une moyenne. Cette moyenne est obtenue en divisant la
masse salariale du personnel visé par le nombre d'équivalents
à temps complet. |
|
|
b)
|
Autres
éléments de traitements
|
|
|
|
Ces frais sont des bénéfices
désignés comme tels suivant la loi de l’impôt (L.R.Q.
C.I-3), soit :
|
|
|
|
-
Exemption des droits de scolarité des
dépendants;
-
Plan d’assurance maladie (part de
l’employeur);
-
Plan d’assurance vie et mutilation
(part de l’employeur);
-
Utilisation d’un véhicule de l’Université
pour le bénéfice d’un salarié;
-
Honoraires pour cours en supplément
ou d’appoint;
-
Primes de diverses natures;
-
Allocation pour année sabbatique;
-
Paiement s’il y a lieu, en
compensation des jours de vacances ou de maladie.
|
|
|
c) |
Frais remboursés et allocations non
incluses au traitement (durant le mandat de direction seulement)- Déclaration
nominative et déclaration regroupée.
|
|
|
|
Remboursements (déboursés) directs
ou indirects de dépenses à l'égard du bénéficiaire ou encore remboursements à des tiers mais à l'avantage du bénéficiaire et
imputés au budget de fonctionnement sans restriction (fonds 1)
seulement. Les dépenses remboursées à un bénéficiaire pour
d'autres personnes ne sont pas incluses à son crédit.
|
|
|
|
On ne doit pas attribuer à une
personne donnée un déboursé effectué pour une activité à
caractère institutionnel impliquant plus de cinq participants,
et ce, même si le remboursement est fait au nom du bénéficiaire.
|
|
|
|
Les frais remboursés à inclure sont
de différentes natures :
|
|
|
|
-
Allocation de fonction (portion
relative à l’année déclarée);
-
Frais de voyage (35xx00 excluant
352500 et 359900);
-
Frais de réception de cinq personnes
et moins (portion attribuable au bénéficiaire) (401000);
-
Perfectionnement
(70xx00);
-
Contributions à des associations
scientifiques ou autres au nom du bénéficiaire (231000);
-
Remboursement de dépenses ou
allocations liées à l’utilisation d’une automobile
personnelle aux fins de l‘Université.
|
|
|
d)
|
Indemnités de départ pour le
personnel de direction supérieure qu’elle qu’en soit la nature
|
|
|
|
La déclaration
se fait pour le montant total de l'indemnité autorisée dans l'année
où il y a un terme à la fonction de directeur. Pour les autres années,
on mentionne en note le type et les conditions de l'indemnité prévue. |
|
|
|
Les avantages
décrits dans la présente se retrouvent habituellement dans un
contrat d'engagement individuel. Ils peuvent être aussi partie intégrante
d'un protocole, contrat collectif, pour un groupe donné.
L'identification et la déclaration à ce titre sont de la
responsabilité du vice-rectorat aux ressources humaines.
|
|
|
e) |
Sommes ou avantages directs ou
indirects reçus d’autres instances |
|
|
|
Soit
d'une donation ou d'une personne morale qui sollicite du public le
versement de sommes ou de dons pour le soutien financier de
l'établissement concerné. |
|
|
|
Lesdits
avantages doivent être calculés et inclus dans la déclaration. Il
y a responsabilité conjointe de l'institution et de la personne
concernée pour ce qui est de fournir les détails et évaluation
d'un tel avantage.
|
|
|
|
|
|
5.4
|
Comptabilisation des dépenses |
|
|
Afin
d’assurer l’exactitude des états produits, il convient de
respecter les indications suivantes :
|
|
|
a) |
Lorsque
des réclamations sont effectuées pour des frais de
réception et de voyage pour plusieurs personnes, ces
dépenses doivent être réparties sur les postes budgétaires
appropriés de la façon suivante : |
|
|
|
|
|
|
b)
|
Lors de paiement à des tiers (ex. : paiement à des
associations au nom du bénéficiaire), afin de relier le paiement
au bénéficiaire, son nom et son numéro d’employé doivent
apparaître dans les cases correspondates |
|
|
|
|
|
5.5 |
Préparation des rapports |
|
|
Le Service
des finances produit annuellement les déclarations nominatives et
regroupées à partir des données comptables et des données du
Service des ressources humaines.
|
|
|
|
|
|
5.6
|
Approbation de la déclaration nominative |
|
|
Chaque membre
du personnel de direction supérieur doit vérifier et approuver la
déclaration nominative le concernant et la retourner au Service des
finances avec les corrections demandées, s’il y a lieu.
|
|
|
|
|
|
5.7
|
Vérificateur externe |
|
|
Conformément
aux exigences de la loi, les déclarations nominatives et regroupé
doivent être soumises à une vérification externe portant sur les
composantes du traitement assujetties à l’impôt. Ces composantes
comprennent le salaire de base, les indemnités de départ, les
sommes ou avantages directs ou indirects reçus d’une fondation ou
d’une personne morale et tout autre élément devant être inclus
dans le calcul du revenu en application de la Loi sur les impôts.
Les frais remboursés ainsi que les allocations qui n’ont pas à
être incluses dans le calcul du revenu n’ont pas à être vérifiés.
|
|
|
|
|
5.8
|
Transmission |
|
|
Le vérificateur
externe transmet son rapport à la direction de l’Université qui
le transmet au Conseil d’administration pour approbation. Après l’approbation, le Service des finances fait parvenir les déclarations
nominatives et regroupé au ministère de l’Éducation au plus
tard le 30 septembre de chaque année.
|
