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Règles financière
> Chapitre 8: Voyages
(pdf 214 Ko)
| 1. |
Objet
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Le présent chapitre a pour objet d’établir les règles et les procédures
administratives en matière de gestion des voyages, de frais de réception
et de frais de représentation, et de préciser le partage des
responsabilités. |
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| 2.
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Champ d'application
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À moins qu’il ne soit stipulé autrement par un
bailleur de fonds, les présentes règles s’appliquent à tout
déplacement et à toute réception dont les dépenses sont
imputables au budget de fonctionnement de l’Université ou à un
budget dont la gestion est confiée à l’Université. |
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| 3. |
Principes généraux |
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3.1
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Reconnaissance
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L’Université
reconnaît que les membres de son personnel, les étudiants, les
membres externes du Conseil d’administration ou
les invités qui sont tenus de se déplacer dans l’exercice
de leurs fonctions ou aux fins de l’Université, ont droit
au remboursement des frais de transport, de séjour et, le cas
échéant, d’inscription aux activités pour lesquelles ils
effectuent ce déplacement. |
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3.2
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Utilisation
rationnelle des fonds publics
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Compte tenu que la majorité des dépenses en matière de
frais de voyage, de frais de réception et frais de représentation
sont imputables à des fonds publics, le demandeur doit se soucier
de faire une utilisation rationnelle et justifiable de ces fonds. |
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3.3
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Accompagnateurs à titre personnel
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L’Université
n’assume aucune dépense additionnelle découlant de la présence
de personnes accompagnant les voyageurs à titre personnel. |
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3.4 |
Prolongement d'un séjour à titre personnel |
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Si
un séjour est prolongé à des fins personnelles et qu'il y a des
frais additionnels, le voyageur doit assumer ces frais et n’a
droit à aucun remboursement pour ces derniers. |
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3.5
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Autorisation
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Il
est de la responsabilité du personnel voyageur d’informer les
autorités hiérarchiques de son unité administrative de son
intention d’effectuer un déplacement à titre d’employé de
l’Université. |
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3.6
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Organisation de voyage et agences accréditées
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L’organisation
d’un voyage est sous la responsabilité de l’intéressé et elle
doit se faire en conformité aux règles financières et aux procédures
administratives contenues dans le présent chapitre. |
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Pour
assister le voyageur dans l’organisation de son voyage, l’Université
accrédite au moins une agence de voyage. Sans être obligatoire, le
recours à une agence accréditée garantit au voyageur une qualité
des services rendus pour les voyages corporatifs. |
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3.7 |
Paiement et remboursement |
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À moins qu’il y ait une entente spécifique avec
un fournisseur et l’Université Laval, toute personne autorisée à
se prévaloir des dispositions du présent chapitre doit acquitter
elle-même les frais à payer et réclamer ces frais par la suite
en faisant parvenir au Service des finances un rapport de
dépenses de voyage et de réception accompagné des pièces
justificatives originales (factures et preuves de paiement). |
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| 4.
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Frais de Voyage |
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|
Aux fins des frais de voyage, la région
métropolitaine de Québec est définie comme un cercle d’un rayon
de vingt kilomètres ayant pour centre le campus de l’Université
Laval.
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4.1
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Transport
|
|
|
Tout
déplacement doit être effectué de la manière la plus économique
compte tenue des exigences de la mission, de l’emploi du temps du
voyageur et ce, sans égard à des considérations personnelles qui
peuvent être offertes au voyageur (points bonis, adhésion à des
programmes pour grand voyageur, etc.) |
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4.1.1 |
Transport
aérien |
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L'Université
s'attend à ce que le personnel voyageur réserve une place d'avion au
tarif logique le plus avantageux défini par le conseiller en voyages
en fonction de l'itinéraire suggéré. Ainsi, la durée du séjour,
les moments du départ et du retour pourront être différents de la
requête initiale. |
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|
|
Le
personnel appelé à voyager peut conserver les avantages de son
programme pour grands voyageurs. Toutefois, ces programmes ne doivent
pas influencer le choix d'un transporteur ou de l’itinéraire
recommandé de façon à ce que le tarif payé par l'Université soit
supérieur au tarif aérien le plus avantageux tel que défini précédemment. |
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|
Un document indiquant la classe tarifaire doit être fourni
avec le rapport de dépenses de voyage (facture, billet
électronique, carte d’embarquement, etc.) |
| |
|
|
Le billet original et la facture de l’agence sont
obligatoires. Dans le cas de billet électronique, une copie de
celui-ci ainsi que la facture originale de l’agence ou de la
compagnie aérienne sont requises. |
|
|
|
Les cartes d’embarquement ne sont pas obligatoires dans le
cas où une autre preuve de déplacement, dans la ville où a lieu
le séjour, est fournie (facture d’hôtel, reçu de taxi, facture
de restaurant, etc.) |
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|
Modalité
particulière
|
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|
Pour tout voyage à Montréal, le transport par avion est interdit. |
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4.1.2 |
Transport en commun |
|
|
|
Le
coût réel en classe économique est remboursé pour l’autobus, le
train, le taxi et pour toutes formes de transport en commun. Les reçus
sont obligatoires, sauf pour le transport en commun municipal : métro,
autobus, tramway. |
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|
|
|
|
Modalité
particulière |
|
|
|
Pour le train, la classe Via 1 (classe affaires) est autorisée
sur approbation du doyen/doyenne, directeur/directrice de service
ou directeur/directrice exécutif. Les repas en classe affaires doivent être déduits
des per diem lors de la production du rapport de dépenses de
voyage. |
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|
|
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4.1.3 |
Location de véhicule |
|
|
|
L'Université
défraie le coût de location d’une voiture pour les déplacements
de courtes durées. Avec l’utilisation des transports en commun,
cette façon de faire représente souvent la façon la plus économique
de se déplacer. |
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|
|
La
location de véhicule doit se faire avec les assurances, le
locataire peut acquitter directement le paiement de la location avec
une carte de crédit et demander par la suite un remboursement de
ces frais à même son rapport de dépense de voyage. Le
voyageur doit cependant s'assurer de se procurer une copie de la
facture acquittée pour joindre à sa demande de remboursement. Le
contrat de location n'est pas une facture. |
|
|
|
L'utilisation
de bon de commande pour louer un véhicule demeure toujours une option
valide. La demande d'achat doit comprendre l'information suivante : |
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|
|
- le
numéro et la date de la réservation
- la
durée de la location
- la
succursale de la prise de possession
- le
nom du conducteur
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4.1.4 |
Automobile personnelle |
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|
L'Université
Laval reconnaît qu'aucun membre du personnel n'est obligé d'utiliser
son automobile aux fins de son travail à l'Université. Elle s'engage
toutefois à payer une partie des dépenses directes et indirectes
lorsque son utilisation est plus appropriée que celle des transports
publics ou la location de véhicule. |
|
|
|
-
Pour
un voyage de 0 à 1500 kilomètres, l’allocation consentie est de
0,415 $ le kilomètre.
-
Pour
un voyage de 1501 kilomètres et plus, l’allocation consentie est
de 0,415 $ le kilomètre jusqu’à concurrence du coût du billet
d’avion en classe économique (réservation 14 jours à
l’avance).
|
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|
|
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|
Modalités
particulières |
|
|
|
-
L’indemnité totale ne peut être inférieure à 5,20 $ par jour.
-
Une facture d’essence est requise si le voyage excède 600 kilomètres.
-
Le remboursement pour tout voyage à Montréal et à Longueuil est
limité à 126 $, sauf si la personne est accompagnée d’un ou
de plusieurs membres du personnel voyageant dans le cadre de leur
fonction.
-
Lorsque l’utilisation du véhicule est requise pour des déplacements
dans la région métropolitaine, les frais remboursables sont
de 126 $ plus les frais d’allocation de 0,415 $ le kilomètre
pour les déplacements additionnels.
-
Le
stationnement est remboursé au coût réel. Un reçu est
obligatoire.
|
|
4.2
|
Hébergement
|
|
|
Le choix du mode d’hébergement
doit être fait de façon à convenir aux besoins, mais doit
correspondre à la manière la plus économique possible de se
loger, et se limiter à la location d’une chambre de type
standard. |
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|
|
|
4.2.1 |
Hôtellerie |
|
|
|
Un
établissement suggéré par l’Université sera choisi de préférence
à tout autre, sauf si un tel établissement n’existe pas là où se
rend l’intéressé ou si le logement est prévu dans l’établissement
où se déroule l’activité justifiant le voyage. |
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|
|
La
dépense admissible est la dépense réelle d’une chambre de type
standard selon la disponibilité et les circonstances du moment. La
facture est obligatoire. |
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|
Modalité particulière |
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|
|
Tous
les repas inclus dans une formule d’hébergement doivent être déduits
des per diem lors de la production du rapport de dépenses de
voyage. |
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4.2.2 |
Résidence privée |
|
|
|
Le séjour en résidence privée est autorisé et sujet à un
remboursement de 25 $ canadiens par nuit. Aucun reçu n’est
exigé. |
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4.3
|
Repas
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|
|
Lors
d’un déplacement autorisé à l’extérieur de la région métropolitaine de Québec,
le personnel voyageur peut réclamer un per diem. Il s’agit
d’un maximum alloué pour une personne par jour et aucun reçu
n’est exigé. Les montants de per diem inclus les taxes et les
pourboires. |
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Tableau
des montants alloués par personne et par jour
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Au Canada
|
Québec :
territoire du 49e
et le 50e parallèle
Note 1
|
Québec :
territoire au nord du 50e parallèle
|
Canada :
Yukon et les Territoires du Nord-Ouest
|
Nunavut
|
À l’étranger
(répartition du Per
diem)
Note 2
|
|
Déjeuner
|
8,00 $
|
10,40 $
|
12,00 $
|
11,70 $
|
15,10
$
|
20 %
|
|
Dîner
|
14,00 $
|
16,80 $
|
18,00 $
|
12,15 $
|
20,10 $
|
35 %
|
|
Soupe
|
23,00 $
|
32,50 $
|
37,50 $
|
34,40 $
|
43,40 $
|
45 %
|
|
Total
|
45,00 $
|
59,70 $
|
67,50 $
|
58,25 $
|
78,60 $
|
100 %
|
| Note 1 :
|
Sauf s'il s'agit des villes de
Baie-Comeau, Port-Cartier, Sept-Îles et toutes les villes et
municipalités de la péninsule
de la Gaspésie pour lesquelles les montants alloués sont ceux au
Canada. |
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|
| Note 2 : |
À l’étranger |
|
Les montants alloués varient selon le lieu du
déplacement. L’Université accorde le plus élevé des montants
consentis par le gouvernement du Canada ou le gouvernement du
Québec. Un tableau des remboursements consentis pour les
principales destinations est disponible sur le site web du
Service des finances à la section frais de voyage, section «
Allocation de repas ». Le Service des finances est responsable
de mettre à jour régulièrement ce tableau. Les réclamations
partielles doivent tenir compte des pourcentages indiqués au
tableau. |
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|
Modalité particulière
|
|
Il
appartient au personnel voyageur de déduire de ses réclamations les
repas offerts, les repas inclus dans le prix de la chambre d'hôtel,
les repas inclus dans les coûts d'inscription d’un congrès, d’un
colloque ou de toute autre activité. À cet effet, le personnel
voyageur devra joindre à son rapport de dépenses de voyage une copie
du détail des frais d'inscription au congrès. |
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4.4 |
Inscription à un colloque, congrès ou séminaire |
|
|
L'Université
remboursera les frais d'inscription à des colloques. Ceux-ci ne peuvent être acquittés directement par une
demande de paiement ou par un bon de commande. Ils sont remboursés
sur présentation de la facture lors de la production du rapport de
voyage. |
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4.5 |
Autre frais de voyage |
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|
4.5.1 |
Admissibles |
|
|
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- |
Frais
de guichet automatique
|
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|
Lors de déplacement à l’étranger l’université rembourse
les frais raisonnables de guichets automatiques pour obtenir de
l’argent liquide. Aucun reçu n’est requis.
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|
|
|
|
|
- |
Frais
de nettoyage
|
|
|
|
|
Les frais raisonnables de nettoyage pour les vêtements lorsque le
déplacement dépasse une semaine (7 jours civils) sont remboursés.
Le reçu est obligatoire.
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|
|
|
|
|
|
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|
-
|
Frais
de visa
|
|
|
|
|
Lorsqu’un visa est requis pour un pays où l’on doit exercer
des activités pour le compte de l’Université. Le reçu est
obligatoire.
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|
|
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|
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|
-
|
Frais
de vaccin
|
|
|
|
|
Lorsqu’un vaccin est requis pour un pays où l’on doit exercer
des activités pour le compte de l’Université et que celui-ci
n’est pas couvert par les assurances maladies publiques ou
privées. Le reçu est obligatoire.
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|
-
|
Assurances
|
|
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|
-
Les
assurances associées à une location de véhicule à l’extérieur
du Canada et des Etats-Unis;
-
L’assurance
voyage couvrant les frais médicaux ainsi que l’assurance
annulation de voyage à condition que ces dernières ne soient
pas incluses dans les prévoyances collectives du voyageur.
|
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4.5.2 |
Non admissibles |
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|
- |
Permis
de conduire international |
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- |
Frais
de délivrance des passeports |
|
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|
- |
Frais
de films et de mini-bar dans les chambres d’hôtel |
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- |
Frais
de déplacement et de repas pour les conjoints |
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- |
Location
de vêtements |
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|
- |
Cadeaux |
|
|
|
- |
Assurances
supplémentaires non identifiées spécifiquement dans le présent
chapitre que choisit de contracter le voyageur. |
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| 5. |
Frais de réception |
|
L'Université
autorise la tenue de réceptions à diverses fins compatibles
avec sa mission. Sauf pour marquer le départ ou la mutation d’un
membre du personnel en poste depuis au moins trois ans au sein d’une
unité, elle n’assume les frais d’aucune réception visant
à souligner un événement à caractère personnel.
|
|
L’Université
n’autorise pas la tenue de réceptions à ses frais au domicile
personnel.
|
|
L’Université
assume les frais de repas pris avec des invités membres ou non de
l’Université lorsque les fonctions de la personne qui offre le
repas l’exigent ou que des circonstances particulières le
justifient. |
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Les
frais de réception et de repas pris avec des invités peuvent être
approuvés par les directeurs exécutifs ou responsables
administratifs jusqu’à concurrence de 35 $ par personne.
Au-delà, les dépenses doivent être approuvées par les doyens,
doyennes, directeurs et directrices des services. Le but du repas et le nombre de participants
doivent être indiqués sur le rapport de dépenses. |
|
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|
| 6. |
Paiement des dépenses |
|
À moins qu’il y ait une entente
spécifique avec un fournisseur et l’Université Laval, toute
personne autorisée à se prévaloir des dispositions du présent
chapitre doit acquitter elle-même les frais à payer et réclamer
ces frais par la suite en faisant parvenir au Service des
finances un rapport de dépenses de voyage accompagné des pièces
justificatives originales. |
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6.1 |
Carte corporative |
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|
L’Université
offre gratuitement aux voyageurs fréquents la possibilité
d’utiliser une carte d’entreprise. L’Université en détermine
les règles d’utilisation en conformité avec celles du fournisseur
de cartes.
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|
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Pour
tous les membres permanents du personnel appelés à réclamer des
frais de voyage ou de réception (plus de trois fois par année) dans
l'exercice de ses fonctions, l'Université offre gratuitement à
chacun la possibilité d'utiliser une carte d'entreprise pour le
paiement de la plupart des frais de voyage et de représentation
imputables à l'Université. |
|
|
Ainsi,
le personnel voyageur doit utiliser, à chaque fois que cela est
possible, la carte de crédit d'entreprise pour régler les dépenses
suivante : |
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|
- hébergement;
- location de voiture;
- billet d'avion, de train ou d'autobus;
- frais de repas.
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|
|
Les
dépenses engagées par suite de l'utilisation de la carte
d'entreprise sont sous la responsabilité du détenteur de la carte et
elles sont remboursables en totalité à l'émetteur de la carte par
ce dernier. |
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|
Veuillez consulter la section
Frais de voyage du site web du Service des finances pour obtenir
de plus amples informations sur les règles d’utilisation de la
carte entreprise et pour trouver le formulaire de demande.
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6.2
|
|
Avance
de voyage |
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|
L’Université consent des avances de fonds couvrant les frais
réels de voyage comprenant les frais d’inscription à l’activité
justifiant le voyage ainsi que les frais de déplacement. |
| |
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|
Une avance pour les frais de séjour (hébergement et repas) peut être
accordée au montant de 100 $ CAD par jour pour les déplacements au
Canada et de 150 $ CAD par jour pour les déplacements à l’extérieur
du Canada. La demande doit être faite maximum 3 semaines avant le
départ. |
|
|
|
Le
montant de l’avance doit être au minimum de 200 $ et ne pourra excéder
5 000 $.
|
|
|
|
Seules
les dépenses admissibles en vertu de ce chapitre peuvent justifier
une avance de voyage. |
|
|
|
L'Université
encourage toutefois son personnel à ne recourir à ces avances que si
elles sont nécessaires compte tenu de l'ampleur des dépenses anticipées.
Il est interdit à quiconque d'autoriser une avance de fonds non reliée
à un déplacement planifié. Dans le cas où une avance n’est pas
utilisée pour une raison ou une autre, elle doit être remboursée à
l’Université dans les plus brefs. |
|
|
|
Dans tous les cas où une avance est émise, le rapport de voyage
devra être transmis au Service des finances au plus tard 30 jours
civils après la date de retour. |
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|
|
|
6.3 |
Paiement de services directement à un fournisseur |
|
|
En
matière de frais de réception ou de dépenses de voyage, le paiement
de biens ou de services directement à un fournisseur par facturation
n’est pas permis à l’Université Laval à moins qu’une des
situations suivantes se présente : |
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|
- |
d’avoir
obtenu préalablement du Service des finances une autorisation de
procéder de cette manière; |
|
|
- |
de
recourir à une entente avec un fournisseur dûment autorisée par
le Service des finances et que le paiement de factures directement
à un fournisseur soit reconnu comme procédure administrative
dans cette entente.
|
|
|
|
|
| 7. |
Vérification et approbation |
| |
|
|
7.1 |
Vérification |
|
Toute dépense faite en vertu du présent chapitre doit être vérifiée
par la direction de la faculté ou de l’unité administrative à
laquelle appartient le requérant. Cette vérification porte sur le
respect des règles du présent chapitre ainsi que des normes et des
procédures administratives pour chacun des types de dépenses réclamées.
|
| |
|
| 7.2 |
Approbation |
|
Le rôle de l’approbateur est de vérifier la
pertinence du voyage ou des frais de réception en lien avec les
activités professionnelles universitaires du demandeur et des
fonds utilisés pour assumer les dépenses. Les personnes
autorisées à approuver une avance de frais de voyage, un
remboursement des frais de voyage et des frais de réception sont :
·
Le chercheur principal pour ses
employés lorsqu’il est bénéficiaire d’une subvention ;
·
Le directeur d’un département
pour les employés de ce département;
·
Le doyen ou une personne
désignée à cette fin (vice-doyen ou directeur exécutif) pour les
directeurs de département ;
·
Le doyen pour le ou les
vice-doyens et le directeur exécutif de la faculté ;
·
Le doyen ou par délégation le
directeur exécutif pour le personnel administratif des directions
des facultés.
·
Le directeur, le directeur
adjoint ou le chef de division de l’unité administrative pour les
employés d’un service ;
·
Le recteur ou un vice-recteur
désigné à cette fin pour les doyens et vice-recteurs ;
·
Le secrétaire général ou le
vice-recteur concerné, selon le cas, pour les directeurs de
service ;
·
Le président du
conseil d’administration pour le recteur et les membres externes
du Conseil d’administration;
·
Le président du
comité d’audit ou à défaut, deux membres externes du Comité
d’audit pour le président du Conseil d’administration.
Le signataire de l’approbation peut remplacer sa signature par
un courriel, initié précédemment par le requérant, mentionnant son
autorisation du déplacement ou de la réception. Ce courriel doit
être joint à la demande de remboursement pour son traitement par
le Service des finances.
Pour référence, veuillez
consulter le tableau synthèse –approbation des documents sur le
site web du Service des finances dans la section « Boîte à
outils ».
|
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|
| 8. |
Remboursement |
|
L’Université
rembourse au requérant, sur présentation de pièces
justificatives originales, les frais assumés conformément au
présent chapitre ou aux normes en vigueur des bailleurs de
fonds, dans les trente jours suivant la réception au Service
des finances, d’un rapport de dépenses de voyage ou de
réception conformément complété eu égard aux exigences de
ce chapitre et dûment approuvé par l’autorité compétente.
|
|
Le
Service des finances effectue un contrôle pour s’assurer du respect
de ces règles et des normes applicables.
|
|
L’autorisation
finale de paiement relève de la compétence du directeur du Service
des finances ou de son représentant. |
|
Tous
les frais supplémentaires engagés par le personnel qui sont non
conformes aux normes et règles de l’Université doivent être défrayés
par ce dernier et sont non remboursables, à moins d’une
autorisation préalable du Service des finances.
|
|
Le
directeur du Service des finances ou son représentant a toute autorité
pour suspendre le paiement d’une dépense non conforme au règles, aux normes ou aux procédures en vigueur. Il en discute
d’abord avec le responsable de l’approbation de la demande et en réfère,
au besoin, au vice-recteur à l’administration et aux finances.
|
|
|
| 9. |
Révision
des règles |
|
Outre
les responsabilités précisées ci-dessus, il appartient au Service
des finances d’établir et de réviser les règles financières et
les procédures administratives nécessaires à l’application de du
présent chapitre.
|
|
Le
vice-recteur à l’administration et aux finances doit approuver
toute modification de ces règles financières et procédures
administratives, dans le meilleur intérêt de l’Université.
|
|
Adopté par le Comité exécutif le 20 septembre 2003 (CE-2003-464)
Revision du 14 Octobre 2011
|
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