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Procédure pour la gestion des dépenses en milieu hospitalier

Afin de permettre:

  • l'application des bons taux de ristourne de taxes;
  • de répondre aux exigences des vérificateurs du gouvernement provincial;
  • d'avoir en mains les documents relatifs aux projets concernés et la fourniture des photocopies des pièces justificatives aux organismes;
  • de s'assurer que les normes et règles des organismes et de l'université sont respectées;
  • la préparation des états financiers
  • répondre aux exigences du chapitre 4 des règles financières.

Les projets de recherche réalisées en milieu hospitalier doivent suivre les procédures suivantes pour la gestion de leurs dépenses:

Catégorie de dépenses:

Salaires et avantages sociaux

Document et renseignements requis

Cheminement des documents
 
  1. On doit employer les documents de l'Université Laval lorsque l'engagement est fait par l'Université

  2. Pour les emplois régis par les conventions des hôpitaux, l'engagement est fait par l'hôpital et le remboursement sera fait suite à la production d'une "Demande de paiement":
  • Une première facturation estimé pour le 3 premiers mois.

  • Une deuxième facturation ajustant les 3 premiers mois et facturant l’estimation des 3 autres et ainsi de suite en indiquant les informations suivantes :

  • le nom de la personne
  • le numéro d’assurance sociale
  • la catégorie d’emploi
  • la période couverte
  • le coût du salaire et avantages sociaux séparément.

 

 

Utiliser le système d'engagement de salaire de l'Université

 

Transmettre le formulaire à la faculté responsable.

 

Les honoraires ne sont pas des dépenses admissibles.

 

Bourses

Document et renseignements requis

Cheminement des documents

SF-74 Université Laval

Transmettre le formulaire à la faculté responsable.

Équipement scientifique

Document et renseignements requis

Cheminement des documents

 
  1. Achat entièrement assumé par l'Université Laval :

  2. Achat assumé par l'hôpital et facturé partiellement à l'université: « Demande de paiement » accompagnée d'une photocopie de la facture du fournisseur.

  3. FCI (Fonds canadien pour l'innovation) : Les équipements peuvent être exceptionnellement acheté par l'hôpital.
    « Demande de paiement » accompagnée d'une photocopie de la facture du fournisseur.
 

Utiliser le système de gestion des achats de l'Université

 

Transmettre le formulaire à la faculté responsable.

 

Transmettre le formulaire à la faculté responsable.

Frais de déplacement et de séjour

Document et renseignements requis

Cheminement des documents

 

Rapport de dépenses de voyage et de réception de l'Université Laval  avec les pièces justificatives originales. (Les normes de l'Université ou de l'organisme s'appliquent).

Transmettre le formulaire à la faculté responsable.

Autres dépenses externes


Sujets volontaires (plus de 100 $)

Document et renseignements requis

Cheminement des documents

 

Demande de rémunération (SF-74) en utilisant le compte 858200



Transmettre le formulaire à la faculté responsable.

 


Sujets volontaires ( 100 $ et moins)

Document et renseignements requis

Cheminement des documents


Frais de déplacement peuvent être facturés au 351900 à l'aide du rapport de dépense de voyage et de réception.

 


Transmettre le formulaire à la faculté responsable.


Les autres dépenses qui ne sont pas des services fournis par l’hôpital et qui font appel à des achats auprès de fournisseurs externes dont les produits radioactifs.

Document et renseignements requis

Cheminement des documents

 

Système des achats de l'Université

 

 

Utiliser le système des achats de l'Université

 

Services internes des hôpitaux

 

  • analyses de laboratoire;

  • transport sur achat;

  • frais de courtage et dédouanement;

  • reprographie et imprimerie de l’hôpital;

  • buanderie;

  • services télécommunication excluant internet, cellulaire et téléavertisseur ;

  • frais postaux et messagerie;

  • service imagerie médicale;

  • petites caisses, dont menus déplacements, stationnements, taxis.

  • produits fournis par les magasins  des hôpitaux;

  • remplissage de bonbonnes;

  • sujets volontaires (moins de 100$)

 

Document et renseignements requis

Cheminement des documents

 

Demande de paiement accompagné d’une photocopie du relevé budgétaire justifiant les transactions et l’identification de la nature des biens achetés ou des services fournis.

 

Transmettre le formulaire à la faculté responsable.



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