Annonce liée au Coronavirus (COVID-19)


Informations financières COVID-19 Mise à jour 11 mai 2020, 11h45

Le 30 avril 2020 demeure la date de la fin d’année financière, des informations supplémentaires seront bientôt disponibles.

1. Matrices d’approbation

Nous vous demandons de vérifier vos matrices et de vous assurer que les personnes inscrites comme vérificateurs et approbateurs seront ont en mesure de traiter les demandes soumises. Pour toutes questions ou problèmes, nous vous demandons de nous contacter par courriel à : support-matrice-appro@sf.ulaval.ca

2. Impacts financiers des annulations d’activités et de déplacements professionnels (MISE À JOUR 24-04-2020)

Les dépenses engendrées en raison de COVID-19 doivent être imputées dans des comptes distincts qui ont été créés à cet effet.  Ces comptes spécifiques permettront d’effectuer les suivis et les redditions financières nécessaires.

Si vos besoins justifient l’ouverture de comptes supplémentaires, nous vous demandons de contacter Mme Lydia Linteau à l’adresse lydia.linteau@sf.ulaval.ca

Veuillez noter que l’association des comptes à des règles financières est effectuée manuellement. Par conséquent, il est possible que votre combinaison comptable ne soit pas encore disponible. Si tel est le cas, nous vous invitons à en faire la demande au technicien responsable à la recherche du Service des finances.

Les comptes créés sont les suivants :

Déplacements :

357000 - Frais de déplacement-employés COVID-19
On impute à ce compte les frais de déplacement des employés non remboursés par les compagnies de transports, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les compagnies de transports, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

357100 - Frais de déplacement-étudiants COVID-19
On impute à ce compte les frais de déplacement des étudiants non remboursés par les compagnies de transports, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les compagnies de transports, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

357200 - Frais de déplacement-invités COVID-19
On impute à ce compte les frais de déplacement des invités non remboursés par les compagnies de transports, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les compagnies de transports, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

Événements, congrès et colloques :

357300 - Frais évènements, congrès, colloques COVID-19
On impute à ce compte les frais d’inscriptions des employés, des étudiants et des invités non remboursés par les fournisseurs de l’évènement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les fournisseurs de l’événement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

407000 - Frais de réception COVID-19
On impute à ce compte les frais de réception engendrés en raison de la COVID-19.

Hébergement :

357400 - Dépenses d’hébergement-employés COVID-19
On impute à ce compte les frais d’hébergement des employés non remboursés par les fournisseurs d’hébergement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les fournisseurs d’hébergement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

357500 – Dépenses d’hébergement-étudiants COVID-19
On impute à ce compte les frais d’hébergement des étudiants non remboursés par les fournisseurs d’hébergement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les fournisseurs d’hébergement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

357600 – Dépenses d’hébergement-invités COVID-19
On impute à ce compte les frais d’hébergement des invités non remboursés par les fournisseurs d’hébergement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme, ainsi que les frais de pénalité engendrés en raison de la COVID-19. Vous devez joindre les documents de communications avec les fournisseurs d’hébergement, les compagnies d’assurances, les fournisseurs de cartes de crédit ou tout autre organisme comme preuve de démarches préalables auprès de ceux-ci, ainsi que toutes les factures.

Logiciels et équipements :

557000 – Équipements COVID-19
On impute à ce compte l’achat d’équipements en raison de la COVID-19. L’achat de mobilier et d’équipement pour la résidence personnelle n’est pas une dépense admissible.

887000 - Location de logiciels, hébergement site web et accès base de données COVID-19 
On impute à ce compte les sommes payées en raison de la COVID-19 pour la location ou la licence d'un logiciel, l’hébergement sur un site Web ou l’accès à des bases de données.

887400 – Location de matériel roulant COVID-19
On impute à ce compte les sommes payées pour la location de matériel roulant en raison de la COVID-19.

Honoraires :
857000 – Honoraires COVID-19
On impute à ce compte les honoraires versés à des corporations en raison de la COVID-19.

 

2.1. Annulation des déplacements professionnels (rapport de frais de voyage et de représentation)

Les directives concernant le COVID-19 obligent certains membres du personnel à annuler des activités ou des déplacements professionnels, et ce, suite à l’annulation de l’activité, suite à l’émission d’un avis aux voyageurs ou simplement en respect des directives émises par la santé publique.

L’Université Laval remboursera les frais d’activités et de déplacements qui ne peuvent être remboursés par les compagnies aériennes, les assurances personnelles des voyageurs, ou tout autre organisme, et ce, pour les activités et les déplacements qui devaient avoir lieu au plus tard le 31 juillet 2020.

Remboursement

Démarches à suivre pour obtenir un remboursement suite à l’annulation de ces activités et de ces déplacements :

  • Vérifier auprès des différents fournisseurs si un remboursement est possible (compagnie aérienne, hôtel, congrès, etc) et conserver les confirmations reçues de ces derniers.

  • Vérifier auprès de vos assurances personnelles si un remboursement est possible et conserver les confirmations obtenues.

  • Si les dépenses ont été payées avec une carte de crédit, vérifier auprès du fournisseur de carte de crédit si un remboursement est possible et conserver la confirmation obtenue.

  • Produire un rapport de dépenses de voyage en joignant les confirmations de remboursement ou de refus de remboursement obtenues précédemment ainsi que toutes pièces justificatives pertinentes.

 

Crédits voyage

Si vous avez reçu un remboursement sous forme de crédit voyage de la part d’un fournisseur, vous devez compléter le formulaire suivant : attestation remboursement recu sous forme de credit voyage, le signer et le joindre à votre rapport de dépenses de voyage ou avance de voyage selon le cas.  Lors de la production de votre rapport de dépenses de voyage ou de l'avance de voyage, veuillez cocher la case « Traitement requis par le SF ».

Aide pour les formulaires

L'aide à la tâche COVID-19 - Rapport de dépenses est disponible. 

Étapes à suivre pour les remboursements – Rapports de dépenses COVID-19

Pour des questions en lien avec les remboursements, vous pouvez communiquer avec les personnes suivantes :

               Carmen Pépin Carmen.Pepin@sf.ulaval.ca

               Kathy Roberge Kathy.Roberge@sf.ulaval.ca

               Marie-Christine Lefebvre Marie-Christine.Lefebvre@sf.ulaval.ca

 

2.2.        Autres impacts financiers : Outil pour déclaration des impacts financiers découlant de COVID-19

Information détaillée et outil à venir sous peu.

3. Support à l’application financière

La ligne 410 000 ne sera pas en fonction jusqu’à nouvel ordre, par contre nous vous demandons d’envoyer vos questions ou problèmes par courriel à :

formation@sf.ulaval.ca

 

4. Traitement d’opérations financières urgentes

Il est possible qu’une opération au système PeopleSoft Finances, au système Banner ou un paiement nécessite une intervention rapide d’un membre du personnel du Service des finances.  Dans ces circonstances urgentes et exceptionnelles, nous vous demandons de transmettre votre demande, la raison ainsi que toutes informations pertinentes à l’adresse :  actions.urgentes@sf.ulaval.ca .

5. Appel d’offres public et sur invitation

Étant donné que la majorité des entreprises soumissionnaires aux appels d’offres de l’Université Laval doivent fermer leur porte jusqu’au 13 avril 2020, l’Université Laval ne procèdera pas à l’ouverture de soumissions, avant le 23 avril 2020. Les appels d’offres déjà publiés verront leur date limite de dépôt des soumissions reportées minimalement jusqu’à cette date. Il est toutefois possible que la publication de nouveaux appels d’offres se poursuive. Chaque dossier sera analysé au cas par cas, en fonction de la disponibilité des entreprises œuvrant dans le domaine d’affaires.  Selon l’évolution de la situation et des mesures imposées, nous réévaluerons les alternatives possibles au fur et à mesure qu’elles se présentent.

Le Service des finances continue toutefois de préparer les dossiers d’approvisionnement afin d’être prêt lorsque les activités de nos fournisseurs pourront reprendre. Tous les membres de la communauté universitaire qui ont des besoins d’achat de biens, services ou travaux dont la valeur est de 50 000$ et plus doivent communiquer avec leur conseiller en approvisionnement. Vous pourrez identifier ce dernier en vous rendant dans rubrique nous joindre, section Qui fait quoi.

6. Redistribution rétroactive de salaires (MISE À JOUR 22-04-2020)

Note pour la fin d’année au 30 avril
RRS électroniques 

Étant donné la fermeture de la période d’avril le 14 mai à midi, il vous est permis de faire des RRS jusqu’à ce moment. Aucun autre délai ne sera accordé.

Nous vous demandons de respecter le délai des RRS, mardi 5 mai, 12 h, pour le personnel payé à l’avance, et ce, dans le but d’éviter que toutes les RRS soient effectuées entre le 5 mai et le 14 mai.

Vous devez donc intégrer les RRS du 30 avril après l’intégration de la Paie 2020-09 (29 avril), pour le personnel payé à l’avance et après l’intégration de la Paie 2020-10 (12 mai), pour le personnel payé en différé.

Veuillez prendre note que nous n’accepterons pas de RRS papier après le 5 mai, 12h.

Pour toute question, communiquez avec rrs@sf.ulaval.ca

Afin de faciliter les opérations quotidiennes, nous vous offrons la possibilité de procéder à la saisie d’une RRS directement dans le système PeopleSoft RH en utilisant un outil d’intégration. Cette façon de faire permettra de réduire les risques d’erreurs et les délais de traitement.

Prenez note que la façon de faire actuelle, avec le formulaire papier transmis au Service des finances, reste acceptée, mais pourrait engendrer des délais de traitement.

Nous vous invitons à consulter sur notre site Web toutes nos ressources d’aide spécialement conçues pour vous accompagner dans ces changements.

Remarque : Pour les personnes qui effectuaient déjà la saisie électronique des RRS, nous désirons vous informer que le processus a été bonifié au niveau de la vérification et de l’approbation (voir Guide de saisie) et qu’un onglet (Description) a été ajouté à l’outil de calcul Excel. Assurez-vous d’utiliser seulement cet outil et non une autre version.

BESOIN D’AIDE DANS VOTRE TRANSITION?

  • Visualisez la capsule vidéo expliquant les différences entre la façon de faire actuelle et celle proposée        
  • Suivez le guide de saisie reprenant pas à pas chacune des étapes du nouveau processus     
  • Visualisez la capsule vidéo démontrant ces différentes étapes à l’aide d’un exemple        
  • Servez-vous de l’aide-mémoire qui vous guidera lors de la saisie d’une RRS

Pour toute question, merci de nous écrire à l’adresse rrs@sf.ulaval.ca
Pour toute urgence, contactez Madame Michelle Dufour au poste 406471.
 

7. Virement budgétaire (MISE À JOUR 24-04-2020)

Afin de faciliter les opérations quotidiennes, nous mettons à votre disposition un formulaire de virements de budget sous format Excel. Ce nouvel outil permettra de faciliter la transmission des informations ainsi que de raccourcir les délais de traitement de ces transactions.

 

Voici les étapes à suivre :

 

  1. Télécharger l’outil Excel en cliquant sur ce lien pour l'année 2019-2020.
    Télécharger l'outil Excel en cliquant sur ce lien pour l'année 2020-2021.
    Remarque : Assurez-vous d’utiliser seulement cet outil et non une autre version.

     
  2. Compléter les cellules en jaune de l’onglet Virement. Le numéro séquentiel en haut à droite devra dorénavant être complété par vous-même selon une nouvelle codification.
    Notre proposition :

    vb_proposition_numeroseqv2.png

    Le système PS accepte un maximum de 10 caractères.
    Ne pas toucher à l’onglet Réservé au SF
     
  3. Acheminer le fichier Excel complété par courriel à l’adresse virements.budget@sf.ulaval.ca. L’approbateur du virement de budget demeure le même qu’actuellement. Il doit être l’émetteur de ce courriel, car ceci remplace sa signature.

Si vous avez des questions en lien avec ce nouvel outil, vous pouvez utiliser la même adresse courriel virements.budget@sf.ulaval.ca.

 

8. Cartes d’achat BMO – Achats urgents

Afin de vous permettre d’engager des dépenses urgentes en lien avec les directives énoncées pour le COVID-19, nous avons augmenté la limite par transaction, ainsi que la limite mensuelle des cartes d’achats. Aussi, de façon exceptionnelle et jusqu’à nouvel ordre, il vous est permis d’utiliser ces cartes pour les frais de voyage d’un seul employé ou d’un seul étudiant.

Pour toute information relative aux cartes d’achats, vous pouvez nous rejoindre à carte_approvisionnement@sf.ulaval.ca

10. Formations en gestion financière

Bien que toutes les formations en salle soient suspendues, notez qu’il est toujours possible de s’inscrire aux formations en ligne ainsi qu’au volet en ligne des formations hybrides. Visitez la page formations en gestion financière pour plus d’informations ainsi que pour accéder à de nouveaux liens menant directement aux contenus de chacune des formations, ce qui vous permettra de faire de l’autoformation en ligne.

11. Offre de rehaussement de forfait internet (MISE À JOUR 11-05-2020)

En réponse à l’offre accrue de cours en ligne, certains étudiants et membres du personnel rencontrent des difficultés avec la vitesse de leur forfait internet. Afin d’aider la communauté universitaire à mener à terme les sessions d’hiver et d’été, certains câblodistributeurs offrent leur soutien à l’Université Laval en proposant des forfaits avantageux à moindre coût: 

Vidéotron : 1-877-512-0911
Forfait FH30: 53$ / mois (rabais de 16$ par rapport au prix régulier)

  • Vitesse de téléchargement jusqu'à 30 Mbit/s
  • Vitesse de chargement jusqu'à 10 Mbit/s
  • Téléchargement illimité
  • Validité : jusqu’au 6 mai 2020 pour adhérer
  • Disponible pour les clients existants et les nouvelles adhésions pour tous les étudiants et le personnel UL
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il ne suffit que de dire que vous êtes employés de l’Université Laval ou un étudiant de l’Université Laval
  • Durée maximale de 12 mois, le prix après la durée promotionnelle sera de 60$/mois

Oricom : 1-866-967-4266
Promotion : 10% sur tout rehaussement de forfait ou nouvelle adhésion fait en ligne

  • Validité : jusqu’au 31 décembre 2020 pour adhérer
  • Disponible pour les clients existants, ainsi que les nouvelles adhésions pour tous les étudiants
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il ne suffit que d’utiliser le code promotionnel : UNIVERSITE10
  • Durée maximale de 36 mois

Bell : 1-866-301-1942

Pour l’instant et depuis plusieurs semaines, Bell a mis en place des mesures afin d’aider les Canadiens durant cette période difficile. Bell est heureux d’annoncer la prolongation jusqu’au 30 juin des mesures suivantes pour continuer de soutenir nos clients. 1) Bell ne facturera aucuns frais d’utilisation excédentaire aux clients Internet résidentiels. 2) Bell offre 10 Go de données locales supplémentaires et un crédit mensuel de 10 $ aux clients utilisant des stations Turbo, clés Turbo ou appareils MiFi applicables. 

TELUS : 1-888-811-2323

Depuis le début de la pandémie, Telus a rehaussé les forfaits Internet en offrant un téléchargement illimité pour tous clients utilisant une connexion Internet résidentielle fibre optique et cuivre.

  • Validité : jusqu’en septembre 2020 
  • Disponible pour les clients existants et les nouvelles adhésions
  • Tous clients n’ayant pas obtenu ce rehaussement automatique sont invités à communiquer avec le service à la clientèle

Oxio : https://oxio.ca/soutien/
Promotion : un mois d’abonnement gratuit et forfait Internet à partir de 30$/mois

  • Validité : jusqu’au 1er septembre 2020 pour adhérer
  • Disponible pour les clients existants, ainsi que les nouvelles adhésions pour tous les étudiants et le personnel des universités participantes
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il ne suffit que d’utiliser le code promotionnel: changepouroxio

***D’autres négociations sont en cours avec d’autres fournisseurs, cette page sera mise à jour dès qu’il y aura du développement. ***