Chapitre 4 : Gestion financière des fonds de la recherche et autres fonds avec restrictions


Ce chapitre décrit les règles qui s’appliquent aux membres du corps professoral qui désirent entreprendre un projet impliquant l’utilisation de ressources humaines ou matérielles de l’Université, ou impliquant des personnes inscrites à titre d’étudiant, d’étudiante ou de stagiaire postdoctoral. L’établissement de ces règles a pour but de faciliter la gestion financière des projets et d’assurer une administration saine et transparente.

L’Université a la responsabilité d’administrer à titre de fiduciaire les fonds versés par les pourvoyeurs de fonds pour la réalisation de projets. Les diverses transactions sont comptabilisées par le Service des finances qui fait rapport, lorsque requis, à mesure qu’évolue le projet.

Ces projets sont soumis aux diverses règles et politiques des organismes et de l’Université, notamment la récupération des frais indirects de la recherche (FIR) telle qu’établie par l’Université.

4.1 Responsable d’un projet

4.1 Responsable d’un projet

A) Responsable d’un projet de recherche 

Peut être considérée comme «Responsable d’un projet» toute personne qui occupe un poste de professeur(e) auquel est rattaché un rang universitaire (assistant(e), adjoint(e), agrégé(e) ou titulaire). Est également qualifiée toute autre personne reconnue à titre de professeur(e) ou de chercheur ou chercheuse par l’Université dans un document officiel attesté par la vice-rectrice aux ressources humaines.

B) Responsable d’un projet autre que recherche (AF, CL, SC et SR) 

Il peut arriver qu’un membre du personnel administratif professionnel ou cadre (responsable administratif dans une unité) soit responsable d’un projet AF, CL, SC ou SR, si cette personne est responsable de l’activité.

4.2 Responsabilités

4.2 Responsabilités

De façon générale, conformément à la mission et aux fonctions qui leur sont dévolues, les intervenants et intervenantes se partagent les responsabilités de la façon suivante:  

4.2.1 Le ou la responsable du projet  

  • Élabore un projet et demande le financement
  • S’assure d’obtenir les ressources nécessaires auprès de la direction de son unité et prévoit les frais directs et indirects dans sa demande de financement
  • Se conforme aux normes de déontologie et d’intégrité scientifique
  • S’assure de la pertinence et du caractère essentiel de la dépense
  • Engage les dépenses
  • Autorise de façon tangible les dépenses ou délègue cette autorisation avec le formulaire de délégation d’autorité pour les projets du fonds avec restrictions 
  • Produit les rapports scientifiques requis
  • Approuve les rapports financiers; cette tâche ne peut être déléguée

4.2.2 La faculté ou le département  

  • Autorise le projet du chercheur ou de la chercheuse
  • Met en place le processus de formulaire de délégation d’autorité et s’assure de sa mise à jour
  • Vérifie la signature du ou de la responsable du projet ou de la personne déléguée
  • Vérifie l’admissibilité et la conformité des dépenses en ce qui concerne les règles financières de l’Université et des organismes subventionnaires
  • Autorise l’engagement des ressources nécessaires
  • Approuve les dépenses engagées
  • Contrôle le budget par projet
  • Autorise et garantit les demandes de marges de crédit
  • Effectue la saisie dans SIRUL (pour les unités décentralisées)
  • Assume, s’il y a lieu, les frais indirects qui ne peuvent être perçus directement dans les projets en raison des règles fixées par l’organisme

4.2.3 Le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation

  • Fournit une expertise-conseil en matière de recherche subventionnée et contractuelle*
  • S’assure du respect des normes déontologiques en recherche
  • Est responsable de la gestion de la propriété intellectuelle à l’Université Laval
  • Est responsable de la gestion des frais indirects de la recherche
  • Autorise et transmet les demandes de financement aux organismes*
  • Crée un dossier SIRUL lorsqu’il s’agit d’activités de recherche*

*Ces responsabilités peuvent être assumées directement par les unités où la gestion de la recherche est décentralisée.

​​​​​​​​​​​​​​4.2.4 Le Service des finances  

  • Assume la gestion financière des dossiers de recherche à partir du moment où les subventions/bourses ont été octroyées et les étapes de vérifications ont été faites. Les principales responsabilités sont les suivantes: 
    • L’ouverture du projet 
    • L’ouverture des postes budgétaires permis (salaires, équipements, frais de déplacement, etc.)
    • Les avances de fonds
    • L’enregistrement des transactions dans le système comptable 
    • La facturation aux organismes selon les exigences de ces derniers
    • Le suivi des comptes clients 
    • La perception des frais indirects 
    • La production des rapports financiers aux organismes
  • S’assure du respect des règles et des normes des organismes subventionnaires
  • S’assure du respect des conventions comptables et fiscales dans les opérations
  • Vérifie de façon ponctuelle si le formulaire de délégation d’autorité est rempli dans les unités
  • S’assure de façon ponctuelle du respect des règles relatives aux frais de déplacement, comme stipulées au chapitre 8
  • Fournit une expertise-conseil en matière de gestion financière

4.3 Ententes contractuelles engageant la responsabilité de l’Université Laval

4.3 Ententes contractuelles engageant la responsabilité de l’Université Laval

Toute activité de recherche doit faire l’objet d’une entente qui spécifie la nature des services à rendre, les responsabilités et les obligations spécifiques des parties, incluant celles qui sont relatives à la propriété intellectuelle, ainsi que tous les coûts à récupérer, tels que la récupération des frais indirects de la recherche (FIR), comme il a été établi par l’Université.

De plus, toute demande de financement à des organismes extérieurs doit être préalablement autorisée par la direction de l’unité et le bureau du vice-recteur responsable, sauf dans les cas où une délégation de signature existe, comme lorsque la gestion de la recherche est décentralisée.

À moins d’obtenir une dérogation autorisée par le Comité exécutif, il est interdit à toute personne au service de l’Université de vendre, directement ou par des intermédiaires, ses biens personnels à l’Université dont elle retirerait personnellement des revenus à titre d’agent, de représentant, de sociétaire, d’associé, d’actionnaire principal ou à quelque autre titre que ce soit, et cela, quelle que soit la source de financement de la transaction. Toute demande de dérogation doit être soumise par écrit, par l’intéressé, au président du Comité exécutif avec copie de sa demande à son supérieur immédiat.

À moins d’y être expressément autorisé par le vice-recteur responsable, le personnel enseignant et administratif ne peut signer aucun document, contrat ou convention engageant la responsabilité de l’Université Laval.

4.3.1 Ententes contractuelles dont le financement est inférieur à 10 000 $

Les projets dont le financement est inférieur à 10 000 $ n’exigent pas d’entente formelle entre les parties. Toutefois, s’il y en a une, celle-ci doit recevoir l’approbation de la vice-rectrice à la recherche et à la création et à l’innovation ou de son mandataire.

4.4 Activités financées et SIRUL

4.4 Activités financées et SIRUL 

L’ouverture d’un projet au Service des finances doit, dans certains cas, être précédée de l’ouverture d’un dossier SIRUL (Système d’information sur la recherche à l’Université Laval). Lorsqu’il s’agit d’activités de recherche, un dossier SIRUL doit être créé par le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation ou par l’unité concernée si cette dernière est décentralisée sur le plan de la gestion de la recherche.

Par contre, le financement de projets couvre diverses activités, parfois très différentes, qui ne nécessitent pas l’ouverture d’un dossier dans SIRUL. Certains projets visent le développement de connaissances, d’autres visent davantage l’application de connaissances déjà acquises, telles des activités de consultation ou de nature commerciale. Parfois, il s’agit de bourses dédiées à des étudiants et étudiantes, de fonds accordés pour l’organisation d’un colloque ou d’un congrès, ou de fonds octroyés pour l’édition d’une revue, scientifique ou non. Dans le cas d’activités autres que la recherche, la création d’un dossier SIRUL n’est pas exigée.

4.5 Éthique et déontologie

4.5 Éthique et déontologie

La recherche comporte d’importantes obligations de nature éthique et déontologique en regard desquelles l’Université a adopté des règlements et mis sur pied un système de gestion électronique. Ainsi, tout projet de recherche, qu’il soit financé ou non, mené par des membres du corps professoral ou des étudiants et étudiantes, faisant appel à l’utilisation de sujets humains ou d’animaux, comportant des risques biologiques, ou utilisant des substances radioactives ou chimiques doit être évalué par le comité institutionnel approprié.

Tous les projets de recherche sont visés dès qu’ils sont sous la responsabilité de l’Université, quel que soit leur mode de financement et quel que soit leur lieu d’exécution. Sont toutefois exclus les fonds non dédiés à un projet de recherche, tels les fonds d’infrastructure, les subventions qui couvrent le salaire de chercheurs et chercheuses ou, encore, les fonds destinés à la tenue de colloques et d’autres activités similaires.

Dès la création d’un dossier SIRUL pour un projet de recherche, le système expédie au membre du corps professoral responsable une déclaration électronique de conformité déontologique à produire. Il incombe à celui-ci d’entreprendre les démarches auprès du ou des comités concernés et d’obtenir les approbations requises.

Le Service des finances attend l’autorisation des comités avant de rendre les fonds disponibles, sauf dans les deux cas suivants: (a) substances radioactives ou utilisation de laser (b) produits chimiques, qui sont soumis à des conditions particulières, mais dont l’accès aux fonds n’est pas dépendant.

Pour de plus amples renseignements sur l’éthique et la déontologie, veuillez consulter le site du Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation.

4.6 Disponibilité des fonds

4.6 Disponibilité des fonds

Le Service des finances doit détenir la preuve écrite de l’organisme indiquant que le financement est accordé et doit connaître les conditions d’utilisation des fonds avant d’avancer les fonds et de créer un compte clients.

Toute entente de financement intervenue entre un organisme externe et l’Université Laval doit prévoir un calendrier de versements qui permet de réduire au minimum les frais de financement pour l’institution. On veillera à prévoir un versement à la signature de l’entente et des versements périodiques par la suite qui tiennent compte de l’étalement des dépenses

4.6.1 Avance de fonds

4.6.1.1 Fonds en provenance de ministères et organismes du gouvernement du Québec et de grands organismes fédéraux

Dans certaines circonstances, les fonds sont avancés au projet même si les encaissements n’ont pas eu lieu. Les fonds en provenance de ministères et organismes du gouvernement du Québec, d’organismes reconnus par le ministère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur (MEES) (anciens organismes agréés) et des grands organismes fédéraux sont mis à la disposition des professeurs et professeures dès la réception des avis d’attribution. 

4.6.1.2 Fonds en provenance d’organismes autres que ceux mentionnés précédemment

À la réception d’une entente signée par les parties et sur engagement de versements prévus qui respectent l’évolution des dépenses, le Service des finances peut mettre à la disposition du professeur les fonds correspondant au montant prévu pour l’année en cours jusqu’à concurrence de 100 000 $. 

4.6.1.3 Exigences relatives aux attestations au préalable

Le service des finances peut avancer les fonds de l’année de référence au compte du ou de la titulaire de la subvention lorsque toutes les exigences relatives aux attestations, y compris celles concernant le soin des animaux, l’éthique de la recherche avec des êtres humains ou tout autre exigence ont été respectées, ainsi que lorsque toutes les licences ou tous les permis spéciaux ont été délivrés (lettre du comité d’éthique, émission du certificat).

4.6.1.4 Demande d’accès partiel aux fonds

Il arrive que les activités avec des êtres humains ou avec des animaux se déroulent ultérieurement et que certains projets doivent débuter par des activités préalables (ex.: élaboration de modèles théoriques, développement d’outils de recrutement de patients ou de collecte, achat de matériel, engagement d’assistants recherche, etc.). Dans ce cas, la personne titulaire peut faire une demande d’accès partiel des fonds en justifiant le budget et les activités prévues. Pour obtenir cette autorisation, elle doit remplir un formulaire via l’Intranet du VRRCI.

À la réception d’un avis d’autorisation partielle des fonds par le conseiller ou la conseillère à la recherche, le Service des finances peut avancer une partie des fonds ou l’entièreté des fonds de l’année de référence, et ce, de manière à couvrir uniquement les dépenses des activités préalables avec des êtres humains ou des animaux.

À l’ouverture d’un projet, lorsque des fonds sont avancés, une confirmation est expédiée au professeur ou à la professeure et au responsable administratif ou à la responsable administrative de l’unité par le Service des finances.

À la réception d’un avis de date d’expiration de la période partielle aux fonds, le SF retirera la disponibilité des fonds résiduels dans le projet.

4.6.2 Marge de crédit

Une marge de crédit d’un montant maximum de 250 000$ pourra être autorisée sur réception d’un courriel de la part du doyen ou du directeur exécutifs de la faculté en autant que le Service des finances ait reçu une confirmation écrite du financement. 

Pour une marge de crédit d’un montant supérieur à 250 000$, une fiche devra être présentée au Comité exécutif pour autorisation.
 

4.7 Défaut de paiement par le bailleur de fonds et réserve institutionnelle

4.7 Défaut de paiement par le bailleur de fonds et réserve institutionnelle

Le défaut de paiement par un bailleur de fonds peut, dans les cas de faillite, être réglé par la réserve constituée pour les pertes sur les activités contractuelles de recherche. Cette réserve existe uniquement pour supporter les comptes clients en souffrance à la suite d’une faillite. Un rapport circonstancié, produit par la personne responsable de la gestion de la recherche de l’unité, doit être expédié au Service des finances et au Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation. Le remboursement à même cette réserve est autorisé par la direction du Service des finances.

Cette réserve, établie sur une base institutionnelle, est constituée grâce à des contributions en parts égales provenant de l’Université et des unités. Cette réserve atteint un niveau maximal de 300 000 $. Les parts facultaires sont calculées en fonction d’un pourcentage du volume d’activités de recherche. Les ponctions sont faites dans les projets facultaires de retour de frais indirects (projets FA); en cas d’insuffisance de fonds, l’unité doit déterminer une autre source de fonds permettant d’effectuer sa contribution à la réserve.

4.8 Règles administratives

4.8 Règles administratives

Les normes, les directives et les règlements établis par l’organisme qui finance le projet doivent être suivis.

En l’absence de précision sur un sujet donné, les normes, les directives, les échelles de traitement, les conditions d’engagement, les méthodes administratives et les règles financières de l’Université doivent être appliquées.

Le respect des règlements incombe à ceux et celles qui ont la responsabilité du projet. Les exceptions aux règlements ou les amendements majeurs aux documents reçus de l’organisme doivent faire l’objet d’une négociation entre, d’une part, le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation, le Service des finances ou l’unité selon le cas, et l’organisme qui finance le projet. Une autorisation écrite de l’organisme doit être présente au dossier du Service des finances.

​​​​​​4.9 Utilisation des fonds

​​​​​​4.9 Utilisation des fonds

Les fonds obtenus doivent être utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été prévus et dans le respect des règlements et des politiques du pourvoyeur de fonds et de ceux de l’Université Laval.

Nul n’est autorisé à utiliser des fonds réservés à un projet spécifique pour le financement d’autres activités de recherche, et ce, même si ces activités devraient s’inscrire dans le prolongement du projet actuel ou dans un projet de recherche dont l’annonce est prochaine.

Chaque transaction financière inscrite aux livres doit être appuyée par des pièces justificatives originales, complètes et détaillées de façon à ce que non seulement la personne responsable de la transaction puisse la comprendre, mais aussi tous les intervenants subséquents. Les pièces justificatives demeurent la propriété de l’Université et sont disponibles pour consultation aux heures normales de bureau de cette dernière.

4.9.1 Approbation

Toutes les transactions dans un projet doivent être approuvées par le ou la titulaire de la subvention ou la personne déléguée.

Délégation d’autorité par les titulaires de subventions

Lorsqu’une personne qui est titulaire d’une subvention choisit de déléguer son autorité, elle ne délègue pas seulement les tâches administratives associées au déboursé, mais bien l’autorisation de dépenser en son nom pour une subvention. Les délégations doivent donc être données à des individus qui sont familiers avec le contenu de la recherche.

La délégation de l’autorité ne délègue cependant pas la responsabilité; le ou la titulaire d’un projet qui délègue son autorité demeure imputable.

Les formulaires de délégation sont conservés dans l’unité du ou de la titulaire de la subvention et un contrôle a posteriori peut être effectué en cours d’année par le Service des finances.

Pour désigner un délégué ou une déléguée, la personne titulaire doit remplir le formulaire de délégation qui se trouve sur le site Web du Service des finances.

Formulaire de délégation d’autorité pour les projets du fonds avec restrictions 

4.9.2 Facturation de services internes

Dans le cas de location d’équipement et de services fournis à un chercheur ou une chercheuse par une unité administrative de l’Université Laval, la facture interne doit contenir les informations suivantes:

  • Le nom du fournisseur et celui du chercheur ou de la chercheuse à qui les services ont été rendus
  • La période au cours de laquelle les services ont été rendus et la date d’émission de la facture
  • Une description et le coût unitaire pour chacun des services rendus
  • Le nombre de cas traités et le coût unitaire de ceux-ci
  • Le total de la facture

Les descriptions générales telles que les frais de calcul, les frais de service, les frais d’équipement, les frais de secrétariat ou les frais d’analyse ne sont pas suffisantes à une bonne compréhension des transactions.

4.9.3 Frais partagés

Afin de répondre aux exigences des organismes subventionnaires, les titulaires de projet doivent fournir les pièces justificatives pour toutes les dépenses imputées à leur compte de subvention. Les frais partagés doivent être adéquatement documentés. La description de la dépense et la méthode de calcul ou d’attribution des frais doivent être indiquées à l’endroit prévu sur le formulaire (écriture de journal, redistribution rétroactive de salaire [RRS] et facturation).

4.10 Solde de projet

4.10 Solde de projet

Lorsqu’un projet est terminé et que le solde est négatif, l’unité a la responsabilité de combler ce déficit.

​​​​​​​​​​​​​​4.11 Propriété des équipements et autre matériel

4.11 Propriété des équipements et autre matériel

À moins de prévision contraire dans les règlements de l’organisme qui finance le projet ou dans l’entente contractuelle, tout achat de mobilier, d’équipement, d’instrument, de volume, de collection ou de matériel à même les fonds administrés par l’Université à titre de fiduciaire demeure la propriété de l’Université Laval. Cela s’applique autant pour les projets se déroulant sur le campus que pour ceux à l’extérieur du campus comme, par exemple, les centres hospitaliers affiliés.

Lors du départ d’un membre du corps professoral vers un autre établissement, tout transfert d’équipement doit être préalablement autorisé par la direction du centre de recherche auquel il est rattaché, le cas échéant, et par la direction de l’unité.

​​​​​​​​​​​​​​4.12 Engagement du personnel de recherche

4.12 Engagement du personnel de recherche

Les conditions d’engagement du personnel sont décrites sur le site Web du Vice-rectorat aux ressources humaines à l’adresse suivante: www.rh.ulaval.ca

Les membres du corps professoral doivent assumer, à même les fonds de leurs projets, le coût du traitement ainsi que les avantages sociaux exigés par les lois et les conventions collectives.

Vous trouverez les taux d’avantages sociaux pour l’année en cours dans la section suivante du site Web du Service des finances:

Avantages sociaux

La période d’engagement des membres du personnel de recherche doit se situer à l’intérieur de celle de leur projet.

​​​​​​​4.13 Recherche en milieu hospitalier

4.13 Recherche en milieu hospitalier

Certains membres du corps professoral de l’Université conduisent leur recherche dans un centre hospitalier. Les fonds accordés à ces ceux-ci, qui sont rattachés pour la plupart à la Faculté de médecine, sont généralement gérés par le Service des finances de l’Université conformément aux exigences des organismes subventionnaires.

Certaines procédures administratives sont mises en place pour encadrer les opérations de gestion entre les centres hospitaliers et l’Université, ceci afin:

  • De répondre aux exigences des vérificateurs du gouvernement
  • De s’assurer que les taux de ristournes de taxes appropriés sont appliqués
  • D’avoir en main les pièces justificatives et tout autre document relatif aux projets concernés
  • De s’assurer que les règles administratives des organismes et de l’Université sont respectées
  • De faciliter la préparation des états financiers

On peut les consulter à la section suivante sur le site du Service des finances:

Gestion des dépenses en milieu hospitalier

4.14 Projets interinstitutionnels

4.14 Projets interinstitutionnels

Les membres d’une équipe de recherche peuvent provenir de plusieurs universités. La gestion des fonds qui sont accordés à l’équipe est sous la responsabilité de l’université d’où provient le chercheur ou la chercheuse responsable.

Comme l’Université a la responsabilité de gérer convenablement les fonds reçus et de procéder à la reddition des comptes, elle doit obtenir l’assurance que les fonds expédiés ailleurs seront gérés conformément aux exigences du pourvoyeur de fonds. À cet effet, une entente précisant les attentes de l’Université Laval à l’égard de l’autre établissement doit être élaborée et signée avant le transfert des fonds.

Les universités mettent en place des politiques et des règles administratives qui donnent l’assurance aux organismes subventionnaires que les titulaires des subventions utilisent les fonds conformément aux règles décrites dans les guides officiels de ces organismes. En principe, les transferts de fonds ne sont possibles qu’avec d’autres universités.

Dans le cadre des projets financés par les organismes subventionnaires fédéraux, des modèles d’ententes de transfert ont été élaborés afin de répondre aux exigences de ces organismes.

Pour connaître la procédure dans l’élaboration de ces documents, vous pouvez vous référer à la section suivante sur le site Web du Service des finances:

Transferts de fonds entre établissements

4.15 Fonds internes

4.15 Fonds internes

Cette fonction regroupe les ressources affectées à l’ensemble des travaux et des tâches devant contribuer à l’approfondissement et à l’accroissement des connaissances.

Au regard du MEES, il existe trois types de recherches: la recherche fondamentale, la recherche-développement et la recherche-action. Les activités connexes et complémentaires, telles la diffusion des résultats et la mise au point de techniques ou de produits nouveaux, sont également incluses dans cette fonction. 

Ces projets doivent être ouverts à SIRUL, il est donc nécessaire de communiquer avec votre conseiller ou conseillère à la recherche qui traitera l’ouverture du projet selon les règles d’encadrement du VRRCI.

Pour les projets en appariement avec le fonds avec restriction, la faculté s’engage à s’acquitter des obligations demandées par l’organisme.

Fonds: 1

Programme: 20

Préfixe du projet: DC (Démarrage nouveau chercheur)

Le budget de fonctionnement déposé dans un projet au préfixe «DC» sert à appuyer un nouveau chercheur ou une nouvelle chercheuse dans son parcours de recherche et de création. Ces fonds sont destinés aux membres du corps professoral qui sont réguliers, qui travaillent pour l’Université Laval depuis moins de cinq ans, ayant obtenu un doctorat depuis moins de dix ans. 

Ces subventions sont accordées par la faculté et doivent servir de levier pour démarrer un projet de recherche et pour obtenir un financement d’un organisme subventionnaire. 

Les dépenses admissibles doivent avoir trait à la recherche et doivent être conformes à la politique des frais de fonctionnement de l’Université. La durée du projet ne peut excéder trois ans.

Préfixe du projet: ES (Économie masse salariale)

Les fonds libérés de la masse salariale de la faculté, par exemple à la suite de la création d’une chaire industrielle du CRSNG ou de l’obtention d’une bourse salariale de chercheur ou chercheuse, permettent de créer un projet distinct, dont le préfixe est ES. 

Lorsque le salaire est assumé par une subvention, la faculté dégage ainsi une partie de son budget et peut décider d’appuyer la recherche par l’octroi de bourses aux étudiantes et étudiants diplômés ou toutes autres dépenses liées à la recherche.

La durée du projet ES est d’un an supplémentaire suivant la fin de la subvention permettant cette économie. 

La contribution de la faculté sera autorisée à la suite d’une redistribution rétroactive de salaires.

Préfixe du projet: SR (Soutien à la recherche)

Les projets au préfixe «SR» sont créés pour distinguer l’appui financier des facultés ou des services de l’Université Laval à des chercheurs et chercheuses dans le cadre d’un projet de recherche précis. Ce soutien est en lien avec une subvention obtenue, regroupe les initiatives émergentes (financées ou non par un organisme subventionnaire) ou tout autre appui à la recherche. 

La durée du soutien à la recherche est déterminée en fonction de la durée du projet de recherche (pour les projets financés par des organismes externes) ou pour un maximum de 24 mois (pour les projets en émergence non financés par un organisme externe), avec une fin prévue au 30 avril.

4.16 Activités diverses autres que la recherche

4.16 Activités diverses autres que la recherche

4.16.1 Services à la collectivité

Définition générale du MEES

La présente fonction regroupe les ressources servant à la tenue d’activités d’enseignement pour lesquelles aucun crédit n’est attribué, telles que les cours d’éducation populaire, les conférences, le recyclage et le perfectionnement sur mesure ainsi que les cours en commandite. Elle regroupe également des ressources relatives à l’utilisation des expertises (consultations professionnelles) faites par des membres de l’Université et à la participation de ceux-ci à des projets communs avec l’extérieur (par exemple, la coopération internationale).

Fonds: 1

Programme: 52

Préfixe du projet: SC

Définition

Il s’agit d’activités de nature variée, autres que la recherche, couvrant un large éventail pouvant utiliser les ressources humaines ou matérielles de l’Université, telles que consultation professionnelle, location d’équipement ou laboratoire. Il peut s’agir également de services d’analyses, de tests de toutes sortes et de frais de calcul, de la vente de services et de produits liée à une expertise particulière ainsi que de certaines activités de publication.

Les modalités suivantes s’appliquent: 

  • Un formulaire de demande d’ouverture de projet doit être déposé par la direction de l’unité en utilisant le formulaire prévu à cette fin
  • Ces projets sont cumulatifs
  • Ils sont assujettis à des frais de gestion équivalents à un minimum de 15 % des revenus, conservés par l’Université. L’excédent du 15 %, s’il y a lieu, est déposé dans un projet prévu à cette fin à la direction de l’unité. Toute dérogation à cette règle doit faire l’objet d’une demande au vice-recteur à l’administration. Voir la liste des dérogations à la section 4.18.
  • La rémunération des professeurs et professeures prévue dans une entente et pour laquelle il y a eu renonciation est déposée comme revenu au budget de fonctionnement de l’unité
  • Les dépenses imputées à ce compte sont soumises aux politiques, aux normes et aux règles de l’Université Laval
  • À titre exceptionnel, les achats de mobilier et d’équipement sont permis
  • Aucun poste de personnel régulier ne peut être créé et financé à partir de ces projets

4.16.2 Projets autres que recherche avec des restrictions

4.16.2.1 Projets autres

Fonds: 2

Programme: 10, 50 ou 60

Préfixe du projet: celui de l’organisme subventionnaire ou

AF: Activité de financement

BO: Bourse

CL: Congrès et colloque avec inscriptions

Définition

Cette catégorie de projets regroupe des activités telles que l’organisation de congrès ou de colloques, l’attribution de bourses, le développement de formation, l’encadrement spécifique ou l’offre de formation non admissible au financement du MEES ou toutes activités autres que la recherche. Ces projets font habituellement l’objet d’une entente signée avec un tiers ou sont assujettis à des restrictions particulières. Par exemple: remise de rapport financier, période restreinte d’utilisation des fonds, types de dépenses spécifiques, etc. 

Les modalités suivantes s’appliquent:

  • Toutes les ententes doivent être signées par le vice-recteur à l’administration ou par le vice-recteur aux études et aux affaires étudiantes, s’il s’agit d’une entente relative à la formation ou à l’aide au développement international
  • Un formulaire de demande d’ouverture de projet doit être déposé par la direction de l’unité en utilisant le formulaire prévu à cette fin
  • Ces projets sont cumulatifs
  • Les dépenses imputées à ce compte sont soumises aux politiques, aux normes et aux règles de l’organisme qui verse les fonds ou à défaut, à celles de l’Université Laval
  • Aucun poste de personnel régulier ne peut être créé et financé à partir de ces projets
  • Les activités gérées au programme 50 sont assujetties à des frais de gestion équivalant à un minimum de 15 % des revenus, conservés par l’Université. L’excédent du 15 %, s’il y a lieu, est déposé dans un projet prévu à cette fin à la direction de l’unité. Toute dérogation à cette règle doit faire l’objet d’une demande au vice-recteur ou à la vice-rectrice signataire de l’entente. Voir la liste des dérogations préautorisées à la section 4.18.

Exemples d’activités inscrites au programme 10 (enseignement)

  • Chaire de leadership en enseignement
  • Prix d’excellence en enseignement

Exemples d’activités inscrites au programme 50 (services à la collectivité)

  • Aide au développement international, coopération internationale
  • Congrès, colloques, séminaires, conférences
  • Entente ou contrat de service autre que recherche (expertise, consultation)

Exemple d’activité inscrite au programme 60 (services aux étudiants)

  • Bourses

4.17 Congrès, colloques et séminaires

4.17 Congrès, colloques et séminaires

L’organisation de telles activités sur le campus ou ailleurs exige une autorisation préalable lorsque la contribution d’autres services de l’Université est sollicitée. Dans ce cas, une demande écrite doit être formulée par la direction de l’unité, au Bureau des événements campus, pour obtenir le statut «Hôte officiel».

Si l’activité se déroule à l’extérieur du campus et n’exige que la contribution du Service des finances, l’autorisation n’est pas requise. Si le statut «Hôte officiel» est désiré, l’Université peut tout de même accepter, selon le respect de certains critères. Si le statut «Hôte officiel» n’est pas désiré, l’autorisation d’utiliser la signature de l’Université Laval sur les documents officiels doit être obtenue auprès du Bureau du secrétaire général. Cette autorisation n’est pas exigée de la part du Service des finances.

Voir la procédure et les renseignements sur le site du Bureau des événements campus.

Dans le cas où le Service des finances est mis à contribution pour tenir la comptabilité des revenus et des dépenses, une demande d’ouverture de projet doit être remplie par la direction de l’unité et expédiée au Service des finances.

Le formulaire se trouve à la section Formulaires et outils.

L’autorisation du Bureau des événements campus ainsi qu’une copie du contrat démontrant l’utilisation des services d’une entreprise externe (pour la gestion de l’activité), s’il y a lieu, doivent aussi être expédiées au Service des finances. Ce service comptabilise alors les revenus et les dépenses. Si une avance de fonds est nécessaire à la réalisation de l’activité, la demande doit être accompagnée d’une prévision des revenus et des dépenses. 

4.18 Liste des dérogations aux frais de gestion

4.18 Liste des dérogations aux frais de gestion

  • Facturation faite aux centres de recherche affiliés à l’Université Laval
  • Projets de bourses 
  • Projets A.M.C.E.L.
  • Fonds spéciaux – P.I.U. (Pratique intra-universitaire en médecine dentaire)
  • Fonds provenant de la Fondation de l’Université Laval
  • Projet SPUL
  • Congrès et colloques
  • Fonds reçus pour la Bibliothèque (unité 05600)
  • Fonds reçus pour le Service des affaires étudiantes (unité 08005)
  • Fonds reçus pour le Service de placement (unité 08600)
  • Fonds reçus pour le Programme études-travail (unité 08601)
  • Fonds reçus pour le Bureau du secrétaire général (unité 16000)
  • Fonds reçus pour la Division des archives (unité 16001)
  • Revenus de publicité, vente de volumes, publications, abonnements, tirés à part, périodiques
  • Revenus de redevances, droits d’auteurs ou brevets 
  • Facturation de frais de manutention, de poste et de douanes
  • Facturation de frais de déplacement et d’hébergement 
  • Facturation de services aux étudiants et étudiantes ou pour les étudiants et étudiantes
  • Vente d’équipements fabriqués par l’institution

4.19 Recherche

4.19 Recherche

Nous trouvons sous ce titre les projets de développement et soutien interne à la recherche ainsi que les retombées des frais indirects provenant des organismes subventionnaires, notamment pour les travaux de recherche, et les autres programmes commandités au fonds avec restrictions. Il comprend également les revenus des frais d’administration relatifs aux autres activités du fonds avec restrictions ainsi que les profits faits en regard des contrats de recherche et des commandites.

Fonds de soutien à la recherche du gouvernement du Canada

À titre d’exemple, le Fonds de soutien à la recherche du gouvernement fédéral vise à aider les établissements d’enseignement postsecondaire canadiens ainsi que les hôpitaux et instituts de recherche qui leur sont affiliés à couvrir les dépenses engagées dans la gestion de leurs travaux de recherche et à maintenir un milieu de recherche de calibre mondial. Les subventions attribuées par le Fonds peuvent servir:

  • À entretenir du matériel et des laboratoires modernes
  • À donner accès à des ressources sur les connaissances à jour
  • À fournir du soutien administratif et à appuyer la gestion de la recherche
  • À respecter les normes réglementaires et éthiques
  • À transférer les connaissances du milieu universitaire aux secteurs public, privé et sans but lucratif

Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site Web du Fonds de soutien à la recherche.

4.20 Revenus particuliers – modalités de traitement

4.20 Revenus particuliers – modalités de traitement

4.20.1 Services à la collectivité  

Les règles concernant les projets de services à la collectivité (projets SC) sont définies à la section 4.16.1.

​​​​​​​4.20.​​​​​​​2 Retombées des frais indirects dans les unités  

L’excédent du 15 % des frais indirects imputés aux subventions de recherche non agréées et aux activités de services à la collectivité est déposé dans un projet (FA) prévu à cette fin à la direction de l’unité.

Dans le cas des contrats de recherche, ce pourcentage est de 25 %.

​​​​​​​4.20.​​​​​​​3 Redevances

L’Université Laval reçoit des redevances d’entreprises pour l’exploitation et la commercialisation de produits développés par ses professeurs et professeures dans le cadre de leurs activités universitaires. Ces retombées financières sont partagées entre l’inventeur ou l’inventrice, l’Université et, parfois, les unités impliquées. 

Les redevances reçues par un membre du corps professoral, y inclus les droits d’auteur, pour la commercialisation d’un produit développé dans le cadre de ses activités doivent lui être versées comme un revenu, par une demande de paiement au compte de dépenses 852000.