Université Laval
Service des finances

Facturation et paiement

À moins que l’Université informe le fournisseur par écrit d’une méthode différente, le fournisseur se doit d’expédier les factures par courriel à l’adresse bc_payable@sf.ulaval.ca.

L’Université Laval se réserve le droit de retourner à l’expéditeur toutes les factures transmises par une autre méthode.

Renseignements requis sur la facture

Les factures doivent correspondre aux renseignements figurant au contrat ou au bon de commande et être adressées à l’Université Laval, adresse du Service des finances.

Une facture ne correspondant pas au bon de commande ou ne contenant pas tous les renseignements requis ne sera pas payée et sera retournée au fournisseur afin qu’elle soit corrigée, sans que cela porte préjudice à l’Université.

Renseignements requis dans leur entête

  • le numéro et la date de la facture
  • le nom du fournisseur
  • l’adresse du fournisseur
  • les numéros d'identification relatifs à la taxe de vente du Québec (TVQ), taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) du fournisseur, lorsqu’applicable
  • le numéro du Bon de commande de l’Université Laval

Renseignements requis dans la description

  • la description des biens, des services ou des travaux
  • la valeur des biens, services ou travaux avant les taxes et autres frais admissibles
  • la description et la valeur des autres frais admissibles avant les taxes
  • les montants des taxes applicables:
    • taxe de vente du Québec (TVQ)
    • taxes sur les produits et services (TPS) ou, le cas échéant
    • taxe de vente harmonisée (TVH)
  • le terme de paiement, si applicable

Remarque

L'Université Laval  propose le modèle de facture suivant. Il arrive dans certains cas, pour quelques types de services rendus, que le fournisseur n'émette pas de facture. Voici des précisions et exemples sur ce type de facture et sur certains cas particuliers, où elle peut être utilisée :

  • honoraires conférenciers non-résidents
  • redevances
  • contribution
  • honoraires de stage

Il est donc important d'utiliser ce type de facture uniquement pour ces cas particuliers.

Si votre fournisseur est en mesure de vous produire une facture, vous devez utiliser la facture du fournisseur. Sinon, il peut y avoir erreur de numéros de factures et risque qu'il y ait des comptabilisations et paiements de dépenses en double.

Paiement des factures

L’Université doit payer au fournisseur le montant de la facture en dollars canadiens, ou dans la devise indiquée au bon de commande ou au contrat, dans les 30 jours civils suivant la date de la facture. Ce paiement est subordonné au respect par le fournisseur des obligations lui incombant et à l’acceptation des biens, des services ou des travaux par l’Université à sa satisfaction.

L’Université ne peut être tenue responsable d’un non-paiement ou d’un paiement tardif si:

  • les factures sont acheminées à une autre adresse courriel que bc_payable@sf.ulaval.ca (à moins qu’un avis contraire n’ait été transmis par écrit)
  • elles comportent des erreurs
  • elles sont incomplètes