Chapitre 6 : Rémunération et ressources humaines


6.1 But et responsabilités

6.1 But et responsabilités

Le présent chapitre décrit les règles qui s’appliquent à la rémunération et aux remboursements de frais généralement liés à l’exercice d’un emploi ou de services professionnels, mais dont l’application n’est pas de la compétence du Vice-rectorat aux ressources humaines. Il traite des sujets suivants: 

  • Demande de paiement de bourses, honoraires et autres rétributions (Section 6.2)
  • Allocations pour membres du personnel non enseignant régulier utilisant leur automobile dans l’exercice de leur fonction (Section 6.3)
  • Frais de déménagement d’un nouveau membre du personnel professoral ou professionnel à temps complet (Section 6.4) 
  • Déclaration de l’état du traitement (Loi 95 du gouvernement provincial) (Section 6.5) 

6.2 Demande de paiement de bourse et demande de paiement autre que bourse

6.2 Demande de paiement de bourse et demande de paiement autre que bourse

6.2.1 Demande de paiement de bourse (VRRH-74)

Les paiements de bourses versés à des étudiants sont effectués à l’aide du formulaire «Demande de paiement de bourse VRRH 74». Les informations pour le versement de ces bourses sont présentées sur le site intranet du Vice-rectorat aux ressources humaines (section «Bourses»).

6.2.2 Demande de paiement autre que bourse (SRH-75)

Les honoraires versés à des travailleurs autonomes, jetons de présence et sujets volontaires sont effectués à l’aide du formulaire SRH-75. Les informations concernant le versement de ces paiements sont présentées sur le site intranet du Vice-rectorat aux ressources humaines (section «Travailleurs autonomes et autres paiements»)

6.2.3 Approbation du Vice-rectorat aux ressources humaines

L’approbation du Vice-rectorat aux ressources humaines est requise avant d’émettre un paiement pour des honoraires à une personne qui est déjà employée par l’Université.

6.3 Allocations pour des membres du personnel non enseignant régulier utilisant leur automobile dans l’exercice de leur fonction

6.3 Allocations pour des membres du personnel non enseignant régulier utilisant leur automobile dans l’exercice de leur fonction

6.3.1 Application 

La présente méthode s’applique aux membres du personnel administratif régulier utilisant leur véhicule personnel de façon régulière dans l’exercice de leurs fonctions à l’Université Laval, à l’intérieur de la zone de l’agglomération de la ville de Québec, définie par un cercle d’un rayon de 20 km ayant pour centre le pavillon Charles-De Koninck, et pour leurs déplacements à la Forêt Montmorency. 

6.3.2 Principes généraux 

L’Université Laval reconnaît qu’aucun membre de son personnel administratif n’est obligé d’acheter une automobile ou d’utiliser celle qu’il possède pour remplir ses fonctions à l’Université. Elle s’engage toutefois, selon certaines modalités, à rembourser une partie des dépenses directes et indirectes que doit assumer celui ou celle qui, dans certaines circonstances, accepte d’utiliser ainsi son automobile.

La personne utilisant son automobile dans le cadre de ses fonctions à l’Université a la responsabilité de se protéger, de même que ses passagers, s’il y a lieu, à l’aide d’une police d’assurance appropriée.

6.3.3 Modalité de remboursement 

Des déplacements

L’employé ou l’employée doit produire au Service des finances le formulaire Remboursement de frais d’automobile Rapport mensuel (SF-329) établissant le détail de ses déplacements (endroits visités, kilométrage parcouru, etc.). L’approbation du rapport par le (la) supérieur (e) immédiat (e) est requise pour obtenir le remboursement.

Lorsque l’employé ou l’employée utilise son automobile, les déplacements sont remboursés, selon les kilomètres réels parcourus, sur la base suivante:

  • Pour les 20 premiers kilomètres, l’allocation consentie est de 0,51 $ le kilomètre
  • Pour les kilomètres supplémentaires, l’allocation consentie est de 0,42 $ le kilomètre

De la prime d’assurance

Les membres du personnel qui parcourent plus de 1 500 km durant l’année pourront réclamer le coût supplémentaire d’assurance pour un montant maximum de 120 $ en raison de l’utilisation de leur véhicule dans l’exercice de leurs fonctions à l’Université.

La demande de remboursement devra se faire à l’aide du formulaire «Demande de paiement» et devra être accompagnée d’une copie de l’avenant de l’assureur établissant le coût supplémentaire d’assurance. Cette demande de remboursement doit être présentée au mois d’avril, dernier mois de l’année financière. 

​​​​​​​6.3.4 Utilisation occasionnelle d’un véhicule personnel

Lorsqu’un membre du personnel utilise son véhicule, ses déplacements sont remboursés, selon les kilomètres réels parcourus, sur la base suivante:

  • 0,51 $ pour les 20 premiers kilomètres et 0,42 $ pour les kilomètres supplémentaires
  • Une facture d’essence est requise si le voyage excède 600 km
  • Aucune autre dépense additionnelle n’est admissible

6.3.5 Informations à fournir

Pour tous les remboursements d’allocation au kilométrage incluant les déplacements fréquents dans la région de Québec, les informations suivantes doivent être indiquées sur le rapport de dépenses de voyage et de réception:

  • Lieu habituel de travail de l’employé ou de l’employée
  • Date du déplacement
  • Raison du déplacement
  • Lieu (adresse) et heure de départ
  • Lieu (adresse) et heure d’arrivée
  • Nombre de kilomètres réels parcourus

6.4 Frais de déménagement d’un nouveau membre du personnel professoral ou professionnel à temps complet

6.4 Frais de déménagement d’un nouveau membre du personnel professoral ou professionnel à temps complet

6.4.1 Application 

6.4.1.1 Personnel enseignant de carrière

L’Université rembourse partiellement les frais de déménagement et de transport d’un nouveau membre du personnel professoral à temps plein, de son conjoint ou de sa conjointe ainsi que de ses enfants à charge demeurant au-delà d’un rayon de 80 km de la cité universitaire, et ce, sur présentation de pièces justificatives.

Pour une personne engagée à partir d’une subvention nominative, ces frais sont remboursés par la subvention lorsque l’organisme le permet.

L’organisation et la supervision du déménagement sont sous l’entière responsabilité de la personne qui en fait la demande. Les frais lui sont remboursés, dans la mesure du respect des normes, et ce, sur présentation des pièces justificatives originales.

Le nouveau membre du corps professoral doit se conformer aux frais admissibles dans les règles financières pour les frais de déménagement (chapitre 6) et les frais de voyage ci-haut mentionnés (chapitre 8). Le remboursement des frais admissibles est effectué par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH).

6.4.1.2 Personnel professionnel à temps complet

L’unité de rattachement peut décider de rembourser en partie ou en totalité les frais de déménagement et de voyage relatifs au changement de résidence (déplacement, hébergement, repas) d’un nouveau membre du personnel professionnel à temps complet (poste permanent ou contrat d’une durée supérieure à 12 mois) ainsi que ceux de sa conjointe ou son conjoint et des enfants à charge demeurant au-delà d’un rayon de 80 km de la cité universitaire, sur présentation de pièces justificatives, à même son budget de fonctionnement. Le tout doit faire l’objet d’une entente particulière entre le ou la responsable de l’unité et le nouveau membre du personnel professionnel.

Le membre du personnel professionnel doit se conformer aux frais admissibles dans les règles financières pour les frais de déménagement (chapitre 6) et les frais de voyage ci-haut mentionnés (chapitre 8). Le remboursement des frais admissibles est effectué par l’unité de rattachement à même son budget de fonctionnement.

6.4.2 Frais de déménagement 

Frais remboursables

Sur présentation de pièces justificatives originales de déménagement des biens personnels (emballage et transport de mobilier, des livres et des effets personnels) au coût réel jusqu’à un maximum de:

  • 1 500 $* si le lieu de résidence est situé entre 80 et 500 km
  • 2 500 $* si le lieu de résidence est situé à plus de 500 km

* Lorsqu’il s’avère que ces frais excèdent le maximum remboursé par le VRRH, l’unité de rattachement de la professeure ou du professeur peut assumer les frais excédentaires, à même son propre budget d’exploitation. Le tout doit faire l’objet d’une entente particulière entre le ou la responsable de l’unité et la nouvelle professeure ou le nouveau professeur.

De l’information supplémentaire est disponible sur le site intranet du Vice-rectorat aux ressources humaines.

Frais non remboursables

Les dépenses d’entreposage, les frais de séjour temporaire, les frais d’installation dans la nouvelle résidence, le transport de l’automobile, des animaux et autres dépenses similaires ne sont pas remboursables par l’Université Laval.

Toutes pénalités pouvant résulter de la modification ou de l’annulation d’une réservation ne sont pas remboursables.

6.4.3 Frais de transport 

Sur présentation des pièces justificatives originales, l’Université Laval rembourse les dépenses raisonnables de transport, de même que celles pour l’hébergement et les repas à l’aller seulement, de l’ancienne résidence à Québec, pour la personne requérante, son conjoint ou sa conjointe et ses enfants à charge au coût réel, selon les normes suivantes: 

  • Autobus, train, avion ou bateau en classe économique
    Modalité particulière: Pour tout voyage entre Montréal et Québec, le transport par avion est non remboursable, sauf si le vol est en continuité d’un vol commercial en provenance d’une destination plus éloignée de Québec.
  • Taxi ou autre moyen de transport public utilisé sur une courte distance (maximum de 50 km) pour se rendre de la résidence au lieu d’embarquement d’un transport en commun ou du lieu d’arrivée à la nouvelle résidenceLes frais d’utilisation d’une automobile personnelle, selon les conditions adoptées par le Conseil exécutif:  Automobile personnelle 
  • Les dépenses de location d’une automobile ne sont pas remboursables

6.4.4 Procédure de remboursement

La nouvelle professeure ou le nouveau professeur remet ses pièces justificatives originales au secrétariat de son unité afin que soit remplie la version électronique du formulaire de rapport de dépenses de voyage et de réception. Avant de remplir ce formulaire, l’unité doit contacter le Vice-rectorat aux ressources humaines, au 418 656-2131, poste 2483, afin de convenir des dépenses qui seront remboursées par le VRRH et d’obtenir les combinaisons comptables à utiliser.

6.5 Déclaration de l’état du traitement (Loi 95 du gouvernement provincial)

6.5 Déclaration de l’état du traitement (Loi 95 du gouvernement provincial)

6.5.1 Application 

Rendre publics le traitement, les frais, les indemnités de départ et autres avantages accordés au personnel de direction supérieure (déclaration nominative) et aux autres membres du personnel de direction (déclaration regroupée) en conformité avec les exigences de la Loi 95 du gouvernement du Québec. 

6.5.2 Personnel visé 

a) Personnel de direction supérieure (déclaration nominative – 010100) 

Recteur ou rectrice, vice-recteurs ou vice-rectrices, vice-recteurs adjoints ou vice-rectrices adjoints

Doyen, doyenne ou toute personne qui occupe une fonction équivalente

Secrétaire général

b) Personnel de direction dit «autres» (déclaration regroupée – 100100 et 110100) 

Personnel de direction des facultés (vice-doyens, vice-doyennes, secrétaire), départements et centres

Personnel de direction des services et des autres unités (personnel administratif)

Personnel de gérance des emplois de soutien (personnel syndiqué exclu)

6.5.3 Éléments d’information sujets à déclaration 

6.5.3.1 Salaire de base

Personnel de direction supérieure (déclaration nominative)

Salaire autorisé sur une base annuelle et institutionnelle incluant, s’il y a lieu, les suppléments administratifs. La déclaration comprend tout personnel ayant occupé une fonction visée dans l’année sans égard au nombre de jours d’occupation durant l’année financière (du 1er mai au 30 avril). Une déclaration spécifique est effectuée pour chacune des personnes de cette catégorie de personnel de direction.

Personnel de direction «autres» (déclaration regroupée)

Salaire autorisé sur une base annuelle et institutionnelle incluant, s’il y a lieu, les suppléments administratifs. L’Université doit déclarer le salaire le plus élevé et le plus bas et en faire une moyenne. Cette moyenne est obtenue en divisant la masse salariale du personnel visé par le nombre d’équivalents à temps complet. 

​​​​​​​6.5.3.2 Autres éléments de traitements

Ces frais sont des bénéfices désignés comme tels suivant la Loi sur les impôts (L.R.Q. C.I-3), soit:

  • Exemption des droits de scolarité des personnes à charge
  • Plan d’assurance maladie (part de l’employeur)
  • Plan d’assurance vie et mutilation (part de l’employeur)
  • Utilisation d’un véhicule de l’Université pour le bénéfice d’une personne salariée
  • Honoraires pour cours en supplément ou d’appoint
  • Primes de diverses natures
  • Allocation pour année sabbatique
  • Paiement, s’il y a lieu, en compensation des jours de vacances ou de maladie

6.5.3.3 Frais remboursés et allocations non incluses au traitement (durant le mandat de direction seulement) (déclaration nominative et déclaration regroupée

Remboursements (déboursés) directs ou indirects de dépenses à l’égard du bénéficiaire ou encore remboursements à des tiers, mais à l’avantage du bénéficiaire et imputés au budget de fonctionnement sans restriction (fonds 1) seulement. Les dépenses remboursées à un bénéficiaire pour d’autres personnes ne sont pas incluses à son crédit.

On ne doit pas attribuer à une personne donnée un déboursé effectué pour une activité à caractère institutionnel impliquant plus de cinq participants, et ce, même si le remboursement est fait au nom du bénéficiaire. 

Les frais remboursés à inclure sont de différentes natures: 

  • Allocation de fonction (portion relative à l’année déclarée)
  • Frais de voyage (35xx00 excluant 352500 et 359900)
  • Frais de réception de cinq personnes et moins (portion attribuable au bénéficiaire) (401000)
  • Perfectionnement (70xx00)
  • Contributions à des associations scientifiques ou autres au nom du bénéficiaire (231000)
  • Remboursement de dépenses ou allocations liées à l’utilisation d’un véhicule personnel aux fins de l‘Université

6.5.3.4 Indemnités de départ pour le personnel de direction supérieure qu’elle qu’en soit la nature

La déclaration se fait pour le montant total de l’indemnité autorisée dans l’année où il y a un terme à la fonction de direction. Pour les autres années, on mentionne en note le type et les conditions de l’indemnité prévue.

Les avantages décrits dans la présente se retrouvent habituellement dans un contrat d’engagement individuel. Ils peuvent être aussi partie intégrante d’un protocole, contrat collectif, pour un groupe donné. L’identification et la déclaration à ce titre sont de la responsabilité du Vice-rectorat aux ressources humaines. 

​​​​​​​6.5.3.5 Sommes ou avantages directs ou indirects reçus d’autres instances

Soit d’une fondation ou d’une personne morale qui sollicite du public le versement de sommes ou de dons pour le soutien financier de l’établissement concerné.

Lesdits avantages doivent être calculés et inclus dans la déclaration. Il y a responsabilité conjointe de l’institution et de la personne concernée pour ce qui est de fournir les détails et l’évaluation d’un tel avantage. 

​​​​​​​6.5.4 Comptabilisation des dépenses 

Afin d’assurer l’exactitude des états produits, il convient de respecter les indications suivantes: 

  • Lorsque des réclamations sont effectuées pour des frais de réception et de voyage pour plusieurs personnes, ces dépenses doivent être réparties sur les postes budgétaires appropriés: 
    • Portion du bénéficiaire: 351000 ou 401000 
    • Autres personnes: 351800 ou 401800 
  • Lors de paiement à des tiers (ex.: paiement à des associations au nom du bénéficiaire), le nom et le numéro d’employé ou de l’employée doivent apparaître dans les cases correspondantes afin de relier le paiement au bénéficiaire.

6.5.5 Préparation des rapports 

Le Vice-rectorat aux ressources humaines produit annuellement les déclarations nominatives et regroupées à partir des données comptables. Le Service des finances extrait annuellement les frais remboursés à partir des données comptables et les transmet au VRRH afin que ces remboursements soient inclus dans la déclaration de l’état du traitement (loi 95). 

6.5.6 Approbation de la déclaration nominative 

Chaque membre du personnel de direction supérieure doit vérifier et approuver la déclaration nominative le concernant et la retourner au Vice-rectorat aux ressources humaines avec les corrections demandées, s’il y a lieu. 

​​​​​​​​​​​​​​6.5.7 Auditeur externe 

Conformément aux exigences de la loi, les déclarations nominatives et regroupées doivent être soumises à un audit externe portant sur les composantes du traitement assujetties à l’impôt. Ces composantes comprennent le salaire de base, les indemnités de départ, les sommes ou les avantages directs ou indirects reçus d’une fondation ou d’une personne morale, et tout autre élément devant être inclus dans le calcul du revenu en application de la Loi sur les impôts. Les frais remboursés ainsi que les allocations qui n’ont pas à être incluses dans le calcul du revenu n’ont pas à être vérifiées. 

​​​​​​​​​​​​​​6.5.8 Transmission 

L’auditeur externe transmet son rapport à la direction de l’Université, qui le transmet au Conseil d’administration pour approbation. Après l’approbation, le Bureau de planification et d’études institutionnelles fait parvenir les déclarations nominatives et regroupées au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur au plus tard le 30 septembre de chaque année.