Annexe 4 : Matrice des responsabilités du conseiller en approvisionnement et du demandeur dans le cadre des activités de gestion contractuelle

1.1.1

Définir les caractéristiques essentielles du bien, du service ou des travaux (c.-à-d. définir sommairement le besoin) et déterminer toutes les exigences relatives aux ressources et aux autres éléments qui en découlent (la formation, l’affectation aux besoins opérationnels prioritaires, etc.).

Pr

1.1.2

Évaluer toutes les solutions possibles pour satisfaire les besoins opérationnels et effectuer une analyse du rapport coût-avantage des autres solutions (notamment l’analyse du coût du cycle de vie, recourir à une location ou un achat, mettre en place un contrat de travail ou contrat de services, etc.).

Pr

1.1.3

Calculer les coûts prévus du projet (coût total d’acquisition) incluant le coût initial, le coût de chacune des options, les autres frais directs et indirects. Déterminer s’il y a lieu de tenir compte du coût total d’acquisition et préciser ce qui le compose.

Pr

1.1.4

Établir le calendrier préliminaire d’approvisionnement et l’échéancier du projet (date de livraison, échéancier des différents livrables requis dans le cadre du contrat, etc.).

Pr

1.1.5

Obtenir l’approbation en principe pour poursuivre le projet.

Pr

1.1.6

Si nous ne connaissons pas suffisamment les caractéristiques du marché, envisager la possibilité de publier un appel d’intérêt. Cela permettra de bonifier la réflexion requise pour les activités 1.1.1 à 1.1.4.

Pr

1.1.7

Si nous ne connaissons pas suffisamment les caractéristiques du marché, il est aussi possible de faire une recherche de projets comparables dans le SEAO ou auprès des membres du RGAUQ ou de tout autre réseau d’organismes.

1.2.1

Mettre par écrit : 

• les besoins techniques / la description des travaux requis;
• les normes relatives aux biens ou aux services requis;
• la garantie requise / le plan de maintenance;
• la formation;
• l’emballage et le transport;
• la documentation et les autres biens livrables;
• les critères ou les actions en faveur des principes d’achat responsable requis pour répondre au besoin;
• les modalités d’acceptation des livrables;
• les éléments de coût devant constituer le bordereau de prix;
• dans le cas des contrats TI de plus de 100 k$, les critères d’évaluation de rendement du fournisseur;
• etc.

(c.-à-d. rédiger le plan d’approvisionnement, le devis, les critères d’évaluation qualitatifs et le bordereau de prix)

1.2.2

Préparer le formulaire de lancement d’un processus d’approvisionnement confirmant la disponibilité des fonds, précisant la période du contrat et le coût total d’acquisition, et portant la signature du titulaire du projet ou de la direction de l’unité.

Veuillez choisir le formulaire correspondant à votre besoin.

1.2.3

Transmettre le plan d’approvisionnement, le devis, les critères d’évaluation et le formulaire de lancement d’un processus d’approvisionnement rempli au conseiller en approvisionnement

Déterminer les questions ou les aspects majeurs de la politique, la directive, la loi, les règlements, etc. auxquels il faut apporter une réponse pour procéder au traitement de la demande.

Par exemple, lorsque la valeur du marché est près de la valeur du barème supérieur prévu dans la politique, questionner le demandeur quant aux risques de modification, de commandes supplémentaires ou de fournisseurs limités afin de déterminer la bonne stratégie d’approvisionnement.

Examiner les problèmes potentiels liés aux licences, aux permis, aux redevances et aux transferts de technologie, et tout autre élément de risque du marché.

Déterminer l’approche de passation de marché (type de processus : AOI, AOP, gré à gré) et le mode d’adjudication (plus bas prix, qualité minimale, rapport qualité-prix).

Établir un calendrier d’approvisionnement et le communiquer au demandeur.

Effectuer l’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle et discuter des risques les plus élevés avec le client afin de les mitiger, si possible.

Sélectionner les membres du comité de sélection, dont un membre externe (lorsqu’applicable).

*La nomination des membres du comité de sélection relève des personnes identifiées dans la Politique.

Documenter les cas d’exception ou de dérogation (lorsqu’applicable) et obtenir les approbations requises pour lancer l’appel d’offres ou la négociation du contrat de gré à gré.

3.1

Préparer et publier un avis d’intention (facultatif et applicable seulement aux contrats de gré à gré), d’appel d’offres public ou sur invitation.

*Un contrôle de la qualité des documents d’appel d’offres doit être effectué avant leur publication.

**Tout contrat de plus de 1 M$ (sauf ceux relatifs à la construction, incluant les services professionnels) requiert une révision par les services juridiques avant la conclusion du contrat ou la publication de l’appel d’offres (selon le cas). Cette révision doit être documentée dans le dossier.

Recevoir les questions de nature technique sur les documents d’appel d’offres ou les demandes de clarification provenant des soumissionnaires.

Répondre aux questions de nature technique provenant des soumissionnaires, sans communiquer avec ces derniers.

Préparer et distribuer les addendas.

Recevoir les soumissions avant la date de clôture.

Procéder à l’ouverture publique ou devant témoin des soumissions.

Si appel d’offres public, publier les résultats d’ouverture sur le SEAO.

Collecter les formulaires de non-participation à l’appel d’offres.

Évaluer les éléments d’admissibilité et de conformité des soumissions.

Évaluer les éléments de conformité de nature technique des soumissions ou procéder aux essais et aux tests des échantillons du plus bas soumissionnaire conforme.

*S’il y a un comité de sélection, c’est le rôle du comité de sélection d’évaluer les critères d’évaluation qualitatifs et du secrétaire de comité de s’assurer de l’intégrité du processus et de superviser les travaux du comité de sélection.

Justifier les écarts entre les estimations de coût et les prix obtenus ou démontrer la juste valeur marchande de la soumission (si une seule soumission) dans le cas des projets FCI.

Demander les clarifications requises (lorsque possible) aux soumissionnaires afin de pouvoir compléter l’évaluation des soumissions.

Procéder à la sélection du fournisseur.

*Toujours obtenir une confirmation de la part du demandeur de l’acceptation de la soumission recommandée pour l’octroi du contrat, et ce, même s’il y a un comité de sélection d’impliqué.

Négocier un contrat, le cas échéant et seulement dans les cas d’un contrat de gré à gré.

Obtenir l’approbation d’octroyer le contrat de l’approbateur de l’appel d’offres et du titulaire du projet ou du directeur de l’unité (si requis).

Créer un contrat dans PeopleSoft.

Créer une demande d’achat dans PeopleSoft et l’associer au contrat (si applicable).

Convertir la demande d’achat en bon de commande et l’envoyer au fournisseur.

Préparer et adjuger le ou les contrats. Au préalable, faire signer l’avis d’adjudication ou le contrat (selon le cas) par la personne en autorité d’approbation.

Informer les fournisseurs non retenus.

Publier les résultats d’adjudication du contrat sur le SEAO (reddition de compte) et mettre à jour l’information dans l’outil Access.

Mettre à jour le dossier d’approvisionnement, faire le ménage et s’assurer qu’il ne manque pas de document.

Obtenir les documents requis pour le démarrage du contrat (attestation d’assurance, cautionnement d’exécution, engagement à la confidentialité, etc.).

Surveiller le travail de l’entrepreneur ou du fournisseur; recevoir les livrables relatifs au contrat.

Surveiller les mouvements de trésorerie.

Signaler les problèmes de rendement au conseiller en approvisionnement.

Résoudre les problèmes relatifs au contrat.

Déterminer si les biens reçus et les services exécutés sont conformes au contrat.

Traiter et payer les factures.

Il s’agit du rôle du Service des finances, en collaboration avec le demandeur qui autorise les paiements.

Établir la nécessité de travaux additionnels et confirmer le financement.

Confirmer que la modification du contrat est le moyen qui convient (accessoire au contrat et n’en change pas la nature).

Négocier la modification apportée au contrat.

Obtenir l’approbation pour apporter la modification au contrat.

Préparer et émettre la modification au contrat.

Publier l’augmentation du prix du contrat dans le SEAO (si requis) et apporter les ajustements requis dans Access (ex. : modifier la période du contrat).

Aviser le client au moins 4 mois avant l’échéance du contrat (selon la complexité du contrat et le niveau d’approbation requis) qu’il est temps de préparer le nouveau processus (lorsque le contrat est récurrent).

Obtenir et valider les documents requis pour le démarrage du contrat (attestation d’assurance, cautionnement d’exécution, engagement à la confidentialité, etc.).

Surveiller le travail de l’entrepreneur ou du fournisseur; recevoir les livrables relatifs au contrat.

Surveiller les mouvements de trésorerie.

Signaler les problèmes de rendement au conseiller en approvisionnement.

Résoudre les problèmes relatifs au contrat.

Déterminer si les biens reçus et les services exécutés sont conformes au contrat.

Traiter et payer les factures.

Il s’agit du rôle du Service des finances, en collaboration avec le demandeur qui autorise les paiements.

Il s’agit du rôle du Service des finances, en collaboration avec le demandeur qui autorise les paiements.

Établir la nécessité de travaux additionnels et confirmer le financement.

Confirmer que la modification du contrat est le moyen qui convient (accessoire au contrat et n’en change pas la nature).

Négocier la modification apportée au contrat.

Obtenir l’approbation pour apporter la modification au contrat.

Préparer et émettre la modification au contrat.

Publier l’augmentation du prix du contrat dans le SEAO (si requis) et apporter les ajustements requis dans Access et PeopleSoft (ex. : modifier la période du contrat ou augmenter la valeur de ce dernier).

Régler les factures en suspens.

Il s’agit du rôle du Service des finances, en collaboration avec le demandeur qui autorise les paiements.

Il s’agit du rôle du Service des finances, en collaboration avec le demandeur qui autorise les paiements.

Publier sur le SEAO la fin du contrat et modifier le statut dans Access (terminé).

Évaluer le rendement général (lorsque requis).

Gérer efficacement les biens reçus pendant toute leur durée de vie utile (pour construction, faire le lien avec le maintien d’actif).