6. Suivi du contrat

6.2 Information à transmettre concernant les résultats d’un appel d’offres public et sur invitation

L’Université informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat. Les renseignements transmis au soumissionnaire sont en fonction du mode d’adjudication et comprennent, entre autres : la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission, sa note et son rang lors d’une adjudication basée sur la qualité, le nom de l’adjudicataire, le prix soumis et la note obtenue par celui-ci et, le cas échéant, le prix ajusté.

Dans le cas d’un contrat à commandes ou d’un contrat à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense est publié. Lorsqu’il y a plus d’un adjudicataire, le nom de chacun et leur prix total respectif doivent être publiés.

Sur demande écrite d’un soumissionnaire transmise dans les 30 jours suivant la communication effectuée en vertu du présent article, l’Université doit lui présenter les résultats de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères utilisés pour l’appréciation de la qualité et lui exposer sommairement les motifs justifiant le fait que sa soumission n’ait pas été retenue. Cette rétroaction doit s’effectuer, selon le cas, dans les 30 jours suivants la date de réception de la demande du soumissionnaire si celle-ci est présentée après l’adjudication du contrat ou dans les 30 jours suivants la date de l’adjudication si la demande est transmise avant cette date. L’Université favorise une communication téléphonique pour ce type de rétroaction.

6.3 Publication des contrats d’une valeur totale égale au barème de publication des contrats

L’Université publie dans le système électronique d’appel d’offres la liste des contrats dont la valeur totale est égale au barème de publication des contrats, sauf s’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens prévu par le cadre administratif et juridique. Dans une telle éventualité, l’Université doit tout de même rendre compte du contrat auprès du Secrétariat du Conseil du trésor.

La liste des contrats publiée dans le système électronique d’appel d’offres doit contenir au moins les renseignements suivants :

1. le nom du fournisseur, le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat, la date et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes ou d’un contrat à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense;
2. s’il s’agit d’un contrat comportant des options de renouvellement, en plus des renseignements prévus dans le paragraphe 1, la description des options et le montant total de la dépense encourue si toutes les options étaient exercées;
3. la nature des biens, services ou travaux de construction qui ont fait l’objet du contrat;
4. s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré dont la valeur totale est égale au barème d’appel d’offres public, la disposition de la LCOP ou des règlements (RCA, RCS, RCTC, RCTI) en vertu de laquelle le contrat a été attribué;
5. chaque dépense supplémentaire excédant de plus de 10% le montant initial du contrat de même que le montant total du contrat payé par l’Université;
6. la valeur finale du contrat en tenant compte de toutes les sommes réellement payées au fournisseur en vertu de l’exécution du contrat.

Le délai de publication est celui prévu par les accords commerciaux applicables ou la LCOP et les RCA, RCS, RCTI ou RCTC.

6.4 Reddition de comptes auprès du Secrétariat du Conseil du trésor

En plus des dispositions liées à la publication dans le système électronique d’appel d’offres des résultats des appels d’offres publics et des contrats dont la valeur totale est égale au barème de publication des contrats, l’Université doit rendre des comptes au Secrétariat du Conseil du trésor selon les directives qu’il a émises.

6.5 Modification à un contrat 

Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature.

Pour tout type de contrat, les personnes identifiées ci-dessous, sous réserve de la disponibilité budgétaire, ont le pouvoir d’autoriser des modifications.

Aucune modification ne peut être faite après la réception avec réserve des livrables d’un contrat.

a) Modification à un contrat correspondant au barème du gré à gré, au barème de la demande de prix ou au barème de l’appel d’offres sur invitation

Pour les contrats d’une valeur totale correspond au barème du gré à gré, au barème de la demande de prix ou au barème de l’appel d’offres sur invitation, la personne en autorité et ayant autorisé un contrat en vertu de l’article 5.1.1 peut, avec l’accord préalable du conseiller en approvisionnement dans le cas des contrats d’une valeur totale correspond au barème d’appel d’offres sur invitation, accorder des suppléments à ce contrat jusqu’à un maximum de 10 000 $ ou 20% de la valeur du contrat, selon le montant le plus élevé des deux. Dans le cas des contrats de constructions ou de services professionnels en architecture ou en génie autre que forestier, l’accord préalable du conseiller en approvisionnement n’est pas requis et le pouvoir d’accorder des suppléments à un contrat peut être délégué au responsable de projet concerné. 

b) Modification à un contrat dont la valeur totale correspond au barème d’appel d’offres public

Pour les contrats d’une valeur totale correspondant au barème de l’appel d’offres public ou les contrats avec une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle dont la valeur totale correspond au barème de conclusion d’un contrat avec une personne  n’exploitant pas une entreprise individuelle, la personne ayant un pouvoir de signature en vertu de l’article 5.5.2 peut, avec l’accord préalable du conseiller en approvisionnement accorder des suppléments à ce contrat jusqu’à un maximum de 10 % de la valeur initiale du contrat. Dans le cas des contrats de constructions ou de services professionnels en architecture ou en génie autre que forestier, l’accord préalable du conseiller en approvisionnement n’est pas requis et le pouvoir d’accorder des suppléments à un contrat peut être délégué au responsable de projet concerné.

c) Dispositions applicables à tous les contrats conclus par l’Université

Tout montant additionnel à ceux indiqués dans les paragraphes a) et b) pour des suppléments doit être autorisé préalablement par le vice-recteur à l’administration. Celui-ci peut, cependant, par écrit et dans la mesure qu’il indique, déléguer le pouvoir d’autoriser des modifications dans le cadre d’une même autorisation préalable, le total des dépenses ainsi autorisées ne peut cependant excéder 10% du montant initial du contrat.

Lorsque l’instance ayant autorisé le contrat en vertu de l’article 5.1.1 est le Comité exécutif ou le Conseil d’administration, les montants additionnels pour des suppléments excédant 20 % de la valeur initiale du contrat doivent faire l’objet d’une résolution entérinée par le Comité exécutif. Ce dernier doit en informer le Conseil d’administration lorsque le montant total des modifications excède de 30% de la valeur du contrat. Le Comité exécutif peut, cependant, par écrit et dans la mesure qu’il indique, déléguer le pouvoir d’autoriser des modifications au contrat dans le cadre d’une même autorisation préalable. Le total des dépenses ainsi autorisées ne peut cependant excéder 10% du montant initial du contrat.

La personne ayant un pouvoir de signature en vertu de l’article 5.5.2 peut autoriser une modification ne dépassant pas 20% de la valeur initiale du contrat, sans référer au vice-recteur à l’administration dans les cas suivants :

• lorsque la modification résulte d’une variation du montant sur lequel doit s’appliquer un pourcentage déjà établi au contrat (par exemple une variation des prix en fonction de l’indice des prix à la consommation, du taux de change, etc.);
• lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande et que la modification résulte d’une variation d’une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu.

Tout montant additionnel à ceux identifiés dans le présent paragraphe doit être approuvé conformément aux règles décrites dans le présent article.

Exceptionnellement, si les circonstances l’exigent, le vice-recteur à l’administration ou le Comité exécutif peuvent autoriser des suppléments à un contrat sous réserve qu’une reddition de comptes soit reçue favorablement par l’instance ou la personne en autorité.

6.6 Exercice des options de prolongation d’un contrat 

Si un contrat comporte des options de prolongation, de telles options peuvent être exercées sous réserve que le document d’appel d’offres ait prévu cette disposition, que le montant total de la dépense encourue ait été considéré lors de l’autorisation préalable à l’adjudication d’un contrat et qu’aucune autre modification substantielle ne soit apportée au contrat, à moins qu’elle n’ait été prévue dans le document d’appel d’offres. Selon les dispositions du contrat, une telle reconduction doit être conclue avant le terme du contrat. 

Sous réserve d’une recommandation favorable écrite de la part du demandeur, le conseiller en approvisionnement est autorisé à exercer de telles options de renouvellement.