5. Processus d'adjudication

5.1.1    Autorisation préalable

Il est une condition au déclenchement de tout processus ayant pour objet l’adjudication d’un contrat que les fonds nécessaires pour pourvoir à la dépense qu’il engendre soient disponibles ou sinon prévus dans le budget de l’Université aux postes appropriés.

Sous réserve de l’article 5.1.2, pour les contrats dont la valeur totale correspond au barème d’appel d’offres public et au barème d’appel d’offres sur invitation, l’instance ou la personne désignée dans l’annexe 7 Outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle autorise au préalable le processus d’adjudication d’un contrat au moyen du formulaire prévu à cet effet dans l’annexe 4.

Exceptionnellement, si les circonstances l’exigent, le Comité exécutif de l’Université ou le vice-recteur à l’administration peut autoriser le lancement d’un appel d’offres sous réserve que l’adjudication du contrat soit approuvée par l’instance ou la personne en autorité, comme prévu dans la Politique. Lors de circonstances exceptionnelles, le Comité exécutif de l’Université ou le vice-recteur à l’administration peuvent autoriser l’adjudication d’un contrat sous réserve qu’une reddition de comptes soit reçue favorablement par l’instance ou la personne en autorité en vertu de la Politique.

Sous réserve de l’article 5.1.2, pour les contrats dont la valeur totale correspond au barème de la demande de prix et au barème du gré à gré, les personnes identifiées dans l’annexe 8 autorisent au préalable le processus d’adjudication d’un contrat.

5.1.2    Autorisation du dirigeant d’organisme

L’annexe 9 Délégation des fonctions du dirigeant d’organisme identifie les cas nécessitant l’autorisation préalable du dirigeant de l’organisme. Notamment, le dirigeant d’organisme autorise tout contrat d’approvisionnement ou de services de nature répétitive ou à exécution sur demande d’une durée supérieure à trois ans, incluant tout renouvellement nécessite l’autorisation du dirigeant d’organisme, et ce, peu importe la valeur totale du contrat au moyen du formulaire prévu à cet effet dans l’annexe 4. Lorsqu’une telle situation s’applique à un contrat dont la valeur totale correspond au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré, le demandeur doit communiquer avec le Conseiller en approvisionnement qui est responsable d’obtenir une telle approbation.

5.1.3 Autorisation pour un contrat avec un membre du personnel de l’Université

En référence avec l’article 2.6, il est interdit à tout membre du personnel de l’Université ou à l’un de ses proches immédiats de vendre, directement ou par un intermédiaire, ses biens personnels ou des services à l’Université ou de participer à des transactions avec l’Université dont il retirerait personnellement des revenus ou des avantages monétaires ou autres, à titre de représentant, de sociétaire, d’associé, d’actionnaire ou à quelque autre titre que ce soit. Est exclu de la présente disposition, tout contrat avec une entité liée de l’Université ou tout contrat avec une entreprise de type projet intrapreneurial étudiant reconnu et régi par la Directive applicable aux associations étudiantes ou groupe étudiants de l’Université ayant des objectifs commerciaux.

Exceptionnellement et sous réserve que cela n’aille à l’encontre d’aucune modalité des conventions collectives de l’Université, un contrat avec un membre du personnel de l’Université peut être conclus lorsqu’il est de l’intérêt de l’Université et que les modalités suivantes sont appliquées :

1. pour un contrat d’une valeur totale correspondant au barème inférieur de contrat avec un membre du personnel, une demande de dérogation approuvée par un gestionnaire-cadre de l’unité administrative requérant le bien ou le service doit être transmise au Service des finances en précisant la nature du lien et l’intérêt pour l’Université de conclure ce contrat;
2. pour un contrat d’une valeur totale correspondant au barème médian de contrat avec un membre du personnel, une demande de dérogation, précisant notamment le lien et l’intérêt pour l’Université de conclure un tel contrat, dûment approuvée par le doyen de la faculté ou le directeur de service ou leur équivalent de l’unité administrative requérant le bien ou le service doit être transmise au directeur du Service des finances pour autorisation par le vice-recteur à l’administration;
3. pour un contrat d’une valeur totale correspondant au barème supérieur de contrat avec un membre du personnel, une demande de dérogation, précisant notamment le lien et l’intérêt pour l’Université de conclure un tel contrat, dûment approuvée par le doyen de la faculté ou le directeur de service ou leur équivalent de l’unité administrative requérant le bien ou le service doit être transmise au directeur du Service des finances pour autorisation par le Comité exécutif.

Le Service des finances informe le Comité exécutif une fois par année, des transactions conclues en vertu des paragraphes 1 et 2 du présent article.
 

5.2.1    Documents d’appel d’offres

L’Université utilise des documents d’appel d’offres conformes aux dispositions du RCA, du RCS, du RCTI et du RCTC. Le choix du modèle de document d’appel d’offres appartient au Service des finances, de même que son adaptation.

Tout document d’appel d’offres ou tout contrat de gré à gré visés par les RCA, RCS (à l'exclusion des services professionnels en architecture ou en génie autre que forestier) et RCTI d’une valeur correspondant au barème de révision par les services juridiques doit être approuvé par les services juridiques de l’Université avant sa publication dans le système électronique des appels d’offres (le SEAO). Cette disposition exclut les contrats mis en place dans le cadre d’achats regroupés.

Afin de s’assurer que les fournisseurs avec lesquels elle contracte font preuve d’honnêteté et d’intégrité, l’Université doit notamment prévoir des dispositions dans le document d’appel d’offres lui permettant de recourir aux moyens suivants :

1. informer les soumissionnaires, leurs représentants ou toute personne mandatée par eux, de ne pas communiquer ou tenter de communiquer avec l’un des membres du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel ils présentent une soumission, et ce, notamment dans le but de l’influencer. Le cas échéant, selon la situation, le soumissionnaire pourra être déclaré inadmissible à l’appel d’offres ou se voir résilier le contrat qui en découle;
2. exiger le respect de toutes les lois applicables, dont la loi fédérale sur la concurrence visant notamment à lutter contre le truquage des offres, et prévoir que, si une entreprise contrevient à l’une ou l’autre des lois applicables, le contrat pourra ainsi, selon le cas, ne pas être conclu, résilié ou le soumissionnaire pourra être déclaré inadmissible à l’appel d’offres;
3. se réserver le droit de réclamer à tout soumissionnaire une somme d’argent représentant la différence entre le montant de sa soumission et celle subséquemment retenue s’il est en défaut de donner suite à sa soumission, et ce, afin d’éviter que des soumissionnaires s’entendent au préalable (cette clause peut être remplacée par l’exigence de fournir un cautionnement de soumission);
4. préciser la possibilité de n’accepter aucune des soumissions reçues, d’annuler l’appel d’offres en tout temps et de ne pas avoir l’obligation de donner suite à l’appel d’offres;
5. inclure les clauses et les formulaires relatifs à la protection des renseignements personnels et confidentiels, lorsque cela s’applique;
6. rendre disponible aux soumissionnaires un document permettant une présentation uniforme des informations requises pour la démonstration de la qualité lorsqu'une telle évaluation est requise pour l'adjudication d'un contrat.

5.2.2    Addenda à un document d’appel d’offres

L’Université peut modifier ses documents d’appel d’offres en publiant un addenda. Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions pour les appels d’offres publics et au moins 2 jours avant la date limite de réception des soumissions pour les appels d’offres sur invitation. Si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

5.3.1    Modes d’adjudication

Quatre modes d’adjudication s’appliquent aux appels d’offres publics et sur invitation de l’Université : prix le plus bas, qualité minimale et prix le plus bas, prix ajusté le plus bas et qualité seulement.

Ces modes d’adjudication sont définis dans les RCA, RCS, RCTI et RCTC. Il en va de même pour leurs conditions d’application que l’Université applique à tous ses appels d’offres.

5.3.2    Coût total d’acquisition

L’Université peut, dans la détermination du prix des soumissions pour l’adjudication d’un contrat, tenir compte du coût total d’acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables. Les éléments qui composent le coût total d’acquisition doivent être clairement identifiés dans les documents d’appel d’offres. Il n’est toutefois pas obligatoire de divulguer leur valeur dans l’appel d’offres, car ils peuvent varier d’une soumission à l’autre. Le recours au coût total d’acquisition dans le cadre d’un processus d’appel d’offres doit être conforme aux modalités prévues dans les RCA et RCTI et s’applique seulement aux achats de biens.

5.3.3    Assurance de la qualité et développement durable

Pour tout contrat de services professionnels en technologie de l’information d’une valeur totale égale au barème d’assurance de la qualité, l’Université doit exiger que le prestataire de services soit titulaire d’un certificat d’enregistrement ISO 9001 : 2008 ou ISO 9001 : 2015. Le dirigeant de l’organisme désigné dans la Politique peut, s’il le juge à propos, autoriser une dérogation à l’application de cette mesure.

Pour tout type de contrat, l’Université peut aussi considérer une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat. Dans un tel cas, l’Université précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres. Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’Université doit permettre à tout fournisseur de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue une marge préférentielle d’au plus 10 %. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel fournisseur est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat. Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

5.3.4    Contrat d’approvisionnement lié aux activités d’enseignement et de recherche

Nonobstant l’article 5.3.1, et dans le respect des objectifs énoncés dans l’article 1.4 eu égard à l’usage de processus efficients et efficaces, l’Université peut conclure un contrat d’approvisionnement d’une valeur totale correspondant au barème de l’appel d’offres sur invitation, de la demande de prix ou du gré à gré inférieure au barème d’appel d’offres public par demande de prix ou par appel d’offres sur invitation, sans l’application d’un mode prévu dans l’article 5.3.1, dans la mesure où l’Université justifie le choix de l’adjudicataire en regard aux activités d’enseignement et de recherche visées par cette acquisition. Cette disposition ne s’applique pas aux contrats dont la valeur totale correspond au barème d’appel d’offres public. 

5.4.1    Ouverture des soumissions

Dans le cadre d’un appel d’offres public, l’Université procède à une ouverture publique des soumissions qui se déroule en conformité avec les exigences du cadre administratif et juridique de la Politique.

Dans le cadre d’un appel d’offres sur invitation, l’Université procède à une ouverture des soumissions devant témoin. Les résultats de l’ouverture pourront toutefois être divulgués lorsqu’un fournisseur ayant été invité à participer à l’appel d’offres en fait la demande. Les informations transmises doivent être celles qui sont normalement divulguées lors d’une ouverture publique.

5.4.2    Admissibilité des fournisseurs

a) Attestation de Revenu Québec (ARQ)

Sauf dans les cas d’urgence définis dans les RCA, RCS, RCTI et RCTC, tout fournisseur ayant un établissement au Québec intéressé à conclure avec l’Université un contrat comportant une valeur totale correspondant au barème d’attestation de Revenu Québec doit détenir une Attestation de Revenu Québec valide émise au plus tard à la date de l’ouverture des soumissions ou de la signature du contrat s’il n’y a pas eu d’appel d’offres. Elle doit être transmise à l’Université avec sa soumission ou avant la conclusion du contrat.

Un fournisseur n’ayant pas d’établissement d’affaires au Québec doit remplir et signer un formulaire certifiant cette allégation.

b) Accidents de travail et maladies professionnelles

L’article 316 de la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles stipule qu’un employeur qui retient les services d’un fournisseur pour un contrat peut être obligé de payer à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (la CNESST) la cotisation due par ce dernier. Pour être dégagée de cette responsabilité, l’Université doit obtenir, au début et dans le cas d’un contrat pluriannuel, à la fin du contrat, une attestation de conformité confirmant que le fournisseur a versé sa cotisation due à la CNESST.

Il est donc obligatoire d’obtenir, du fournisseur, une attestation de conformité pour tout contrat visant la fourniture de services ou l’exécution de travaux de construction dont la valeur totale est égale ou supérieure au barème d’appel d’offres sur invitation avant d’autoriser le dernier paiement de ce contrat.

c) Registre des entreprises ou des personnes physiques non admissibles

Le gouvernement a mis en place un registre comprenant les contractants ou les personnes liées à un contractant ayant été reconnus coupables à une infraction prévue dans le Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement.

Le gouvernement a également mis en place une liste des personnes physiques n’exploitant pas une entreprise individuelle déclarées coupables d’une infraction. À compter de la date du jugement de culpabilité, aucun contrat public ne peut être conclu avec une personne inscrite sur cette liste. Ces personnes ont été déclarées coupables d’une infraction à la Loi électorale, à la Loi sur les élections scolaires ou à la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités.

L’Université ne peut contracter avec une entreprise inscrite dans le Registre des entreprises non admissibles (RENA) ou inscrite sur la liste des personnes physiques n’exploitant pas une entreprise individuelle déclarées coupables d’une infraction.

Si un fournisseur de l’Université se voit inscrit dans le RENA ou sur la liste décrite ci-dessus avant le terme de son contrat, l’Université appliquera les dispositions prévues dans la réglementation applicable.

d) Autorisation de contracter

Un contractant qui souhaite conclure avec l’Université un contrat de services ou de travaux de construction ou un sous-contrat de services ou de travaux de construction rattachés directement ou indirectement à un contrat dont la valeur totale est égale au barème de l’autorisation de contracter doit obtenir une autorisation de contracter émise par l’organisme désigné par le cadre administratif et juridique.

Dans le cas d’un appel d’offres, le contractant est autorisé à la date de dépôt de sa soumission ou à la date de conclusion du contrat, selon les modalités prévues à l’appel d’offres. Dans le cas d’attribution d’un contrat de gré à gré, le contractant est autorisé au plus tard, à la date de conclusion du contrat ou du sous-contrat. 

Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise membre doit être individuellement autorisée de contracter.

L’autorisation est maintenue pendant toute la durée du contrat ou du sous-contrat.

Sur une demande exceptionnelle de l’Université, le Conseil du trésor peut, pour des motifs d’intérêts publics, autoriser la poursuite de l’exécution d’un contrat ou d’un sous-contrat avec une entreprise qui ne détient pas d’autorisation de contracter valide. Le Conseil du trésor peut assortir cette permission de conditions particulières aux frais du contractant ou du sous-contractant.

5.4.3    Comité de sélection et secrétaire de comité

Toute évaluation basée sur la qualité doit être effectuée par un comité de sélection.

Lorsque l’Université recourt à un comité de sélection, le choix des membres du comité doit se faire avec le souci d’éviter tout conflit d’intérêts et toute apparence de conflit d’intérêts et respecter les modalités suivantes :

1. Un comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres.
2. Le dirigeant de l’organisme est autorisé à nommer les membres d’un comité de sélection et délègue cette autorité aux personnes suivantes :
   1. le directeur du Service des finances;
   2. le directeur adjoint - approvisionnement du Service des finances.
3. Le comité de sélection est formé de trois membres évaluateurs et d’un secrétaire de comité de sélection.
4. Seul le détenteur de l’Attestation de secrétaire de comité de sélection délivrée par le Secrétariat du Conseil du trésor peut assumer la fonction de secrétaire de comité de sélection.
5. Le secrétaire de comité de sélection est responsable du processus d’évaluation de la qualité des soumissions par le comité et il doit être consulté lors de la préparation des documents d’appel d’offres.
6. Dans le cas d’un appel d’offres public, au moins un des membres du comité de sélection ne doit pas être un employé de l’Université entre la période de la préparation de l’appel d’offres jusqu’à l’adjudication du contrat.
7. Les personnes identifiées dans le paragraphe 2 doivent veiller à la rotation des personnes qu’elles désignent pour agir à titre de membres d’un comité de sélection.
8. Le chargé du projet concerné par le bien, le service ou les travaux de construction visés par l’appel d’offres, le dirigeant de l’organisme ou un membre du conseil d’administration ne peuvent pas être membre du comité de sélection.
9. il ne doit y avoir de lien hiérarchique entre les membres d’un comité de sélection.

Le dirigeant de l’organisme peut, s’il le juge à propos et sur la recommandation du conseiller en approvisionnement, autoriser une dérogation à l’application des paragraphes 2, 4 et 7 ci-dessus.

Dans le cas d’un appel d’offres sur invitation, le recours à un membre externe est facultatif.

5.4.4    Offre de prix supérieure à l’estimation

Dans le cas où la soumission retenue à la suite d’un appel d’offres comporte un prix supérieur à celui de l’estimation initiale de la valeur du contrat, la personne désignée selon l’article 5.1.1 en considérant le nouveau prix soumis autorise l’adjudication du contrat dans la mesure où cette adjudication ne va à l’encontre d’aucune modalité de la Politique et que le demandeur confirme par écrit que le budget est disponible.

5.4.5    Négociation

À la suite d’un appel d’offres, l’Université peut négocier le prix soumis lorsqu’un seul fournisseur a présenté une soumission conforme ou jugée acceptable après une évaluation de la qualité et que le fournisseur a consenti à un nouveau prix. L’ajustement du prix doit être la seule modification apportée aux conditions énoncées dans le document d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

5.4.6    Prix anormalement bas

Lorsque l’Université constate que le prix d’une soumission semble anormalement bas, il est possible de déclarer cette soumission non conforme pourvu que l’Université mette en place la procédure prévue dans les RCA, RCS, RCTI ou RCTC, selon le type de contrat visé par l’appel d’offres.

5.5.1    Entente contractuelle

Tous les contrats doivent être signés par une personne autorisée en vertu de l’article 5.5.2.

Dans le cas d’un contrat découlant d’un processus d’appel d’offres public ou sur invitation, le contrat entre l’Université et le fournisseur se forme au moment de l’envoi d’un avis d’adjudication au soumissionnaire retenu pour devenir le fournisseur.

Dans tous les autres cas, le contrat se forme au moment de l’émission d’un bon de commande au fournisseur ou au moment de la signature d’un contrat formel par toutes les parties prenantes. La signature d’un contrat formel a préséance sur l’émission d’un bon de commande dans l’éventualité où les deux documents existent.

5.5.2    Personnes autorisées

Les personnes suivantes sont autorisées à signer tous les documents énumérés dans l’article 5.5.1 :

• pour les contrats d’une valeur totale correspondant au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré, l’approbateur identifié dans l’article 5.1.1 ou le signataire du bon de commande prévu dans le système de gestion financière qui est le directeur du Service des finances ou un de ses directeurs adjoints;
• pour les contrats d’une valeur totale égale ou supérieure au barème d’appel d’offres sur invitation, la personne désignée dans l’annexe 7 Outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle;
• pour les contrats qui requièrent l’approbation du Conseil d’administration ou du Comité exécutif, la personne désignée par résolution.